Assistant administratif / assistante administrative

Accueil physique et téléphonique :
- Réaliser l'accueil physique des visiteurs en respectant les limites des missions qui lui sont confiées et des consignes qui lui sont données.
- Gérer les appels téléphoniques en prenant en compte la demande de la personne, en lui donnant les premières informations ou en l'orientant vers le correspondant adéquat. Filtrer les appels si nécessaire et transmettre les messages.
- Recueillir et transmettre les informations aux interlocuteurs concernés.
- Contribuer à l'affichage des lieux en fonction de l'actualité (tableaux d'affichage) et alimenter les présentoirs de documentations.

Administratif :
- Ouvrir le courrier et le ventiler.
- Gérer la messagerie et transférer les informations aux interlocuteurs concernés.
- Assurer la rédaction du courrier et de documents ; en assurer la bonne mise en forme.
- Réaliser les travaux administratifs et de secrétariat : mise en page de documents, constitution de dossiers (AG, CA.), classement, archivage, mise en place de procédures, enregistrement informatique des documents comptables (factures, devis, relevés) et transmission si nécessaire aux interlocuteurs concernés..
- Vérifier et suivre les remboursements des bénévoles (notes de frais)
- Participer à l'organisation de manifestations.
- Saisir l'intégralité des dons reçus au comité sur un logiciel spécifique.
- Emettre et envoyer les reçus fiscaux.
-Assurer les échanges d'information avec le cabinet comptable lorsque celui-ci intervient au comité.
- Gérer et approvisionner les stocks de fournitures et de documentation.

Communication réseaux sociaux :
- Alimenter et développer le contenu des réseaux sociaux en lien avec le comité de rédaction et notre prestataire
- Relever les articles de presse et alimenter le dossier presse.

Aide aux malades :
- Constituer les dossiers types des malades souhaitant s'inscrire.
- Suivre la planification des rendez-vous avec les bénévoles : proposer les plages horaires et transmettre l'information aux bénévoles concernés.
- Enregistrer les informations spécifiques liées au suivi des activités réalisées ou souhaitées.
- Tenir à jour le classeur Aide aux malades.

Commission sociale :
-constituer les dossiers de demande d'aide financière, et s'assurer de leur complétude avant présentation en
commission. Assister aux commissions, en assurer le compte-rendu et le suivi.
-alimenter le logiciel spécifique et tenir à jour le classeur.

Temps complet 35h/semaine du lundi au vendredi.