Assistant(e) administratif(ve) travaux (h/f)

MISSIONS PRINCIPALES

Accueil
- Accueillir physiquement les visiteurs et gérer le cahier de visites.
- Assurer l'accueil téléphonique et la gestion du cahier d'appels, filtrer, transmettre et notifier les messages aux interlocuteurs concernés.

Gestion du courrier
- Réception et enregistrement du courrier, apposition du tampon daté et tri pour transmission au directeur.
- Affranchissement quotidien du courrier.
- Rédiger, dactylographier et envoyer des courriers sur demande.
- Répondre et archiver les courriers liés aux demandes d'embauche et de stage.
- Suivi des courriers avec accusé de réception (AR).

Gestion des factures
- Tenir à jour le tableau des factures fournisseurs et transmettre celles-ci aux services concernés.
- Effectuer le rapprochement des factures avec les bons de commande émis.
- Classer physiquement les factures une fois traitées.

Archivage
- Organiser et superviser l'archivage des documents auprès du prestataire externe (IRON MOUNTAIN).

Activités commerciales
- Rédiger et mettre en forme les appels d'offre pour les travaux et l'exploitation.
- Établir un planning pour la gestion des appels d'offres et assurer une veille commerciale.
- Participer à la préparation des dossiers de candidature pour les offres commerciales et transmettre au directeur pour validation.
- Maintenir à jour le tableau de suivi commercial et les documents administratifs nécessaires à l'agence (extraits KBIS, URSSAF, QUALIBAT, etc.).
- Créer et mettre à jour les documents commerciaux de l'agence (références chantiers, etc.).

Divers
- Gestion des commandes de fournitures de bureau et gestion du stock.
- Suivi de la flotte de véhicules et du parc téléphonique de l'agence.
- Mise à jour des listes téléphoniques et gestion du stock d'équipements de protection individuelle (EPI).
- Gestion de l'affichage réglementaire au sein de l'agence (communication).

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des agences de travail temporaire

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.