La Direction Patrimoine et Logistique (DP&L) de Sorbonne Université, met en œuvre la stratégie immobilière, d'exploitation et de valorisation du parc immobilier de l'Université. L'assistant ou assistante de direction est rattaché.e au pôle administration-finance (PAF) de la Direction.
Ce poste est à pourvoir au sein des Directions Interfacultaires - http://www.sorbonne-universite.fr
Localisation : 18, rue de la Sorbonne, 75005 Paris
Libellé de Fonctions : Assistant-e de direction
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative
Poste ouvert aux titulaires et contractuels (CDD de 3 ans)
Activités principales :
Placé(e) sous la responsabilité du-de la directeur-rice adjoint(e), l'assistant - assistante de direction a pour mission d'assurer des fonctions de secrétariat auprès de la direction ainsi que d'assistanat sur les activités administratives, financières et de gestion du personnel. Il/Elle assure également le rôle de référente « Archivage » pour la direction.
Il/Elle assure le secrétariat du directeur, du directeur adjoint et de l'expert immobilier - coordinateur du pôle patrimoine et des chefs de service, et à ce titre exerce les activités suivantes :
- Gestion des agendas de la direction et contrôle des échéances (organisation des rendez-vous, réunions, déplacements.)
- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers, partenaires, visiteurs, etc.)
- Gestion du courrier, des parapheurs physiques et électroniques (enregistrement, mise en œuvre des documents, relecture, etc.)
- Soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité de la direction, de l'organisation de manifestations (réunions, séminaires.)
Il/Elle participe à la gestion administrative, financière, RH et de la communication interne de la DPL en appliquant les procédures dédiées :
- Rédaction et mise en forme de documents administratifs (PV, comptes-rendus, courriers, notes.)
- Organisation et suivi des missions des agents de la DPL, en concertation avec le SBF
- Accueil des nouveaux arrivants (mobilier, informatique, téléphonie, clés/badges, cartes de cantine.) et suivi de formalités (procès-verbal d'installation, emploi du temps.)
- Suivi des congés et absences (réception et gestion des justificatifs d'absence, mise à jour de GABS.)
- Suivi des campagnes RH et des tableaux de bord afférents (EP, LA ITRF, TA ITRF, CET.)
- Suivi du plan de formation annuel de la direction (alimention du tableau de bord de suivi des demandes de formation à partir des EP, remise des attestations de formation aux agents.)
- Mise à jour de supports de communication internes : Guide des usagers DPL du site Champollion, organigramme.
- Réponse aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélection et diffusion de l'information en interne et en externe
Il/Elle assure les missions de référente « Archivage » au sein de la DPL et accompagne les services dans la gestion de leur archivage :
- Assurer le lien avec le Service des Archives et du recueil des Actes (SARA)
- Accompagner les services dans le tri de leurs documents
- Préparer le versement et les éliminations
- Rédiger les bordereaux, et les envoyer au SARA
- Coordonner le transfert des archives
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Discrétion,Techniques d'élaboration de documents,Techniques de communication,Culture internet,Travailler en équipe, Fonctionnement des administrations publiques,Informatiques (Pack Microsoft),Techniques de secrétariat,Savoir rendre compte,Sens relationnel
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
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