Office manager

Fondatrice chez ELPI Conseil - Executive search I Conseil en Trajectoire Professionnelle

Vous aimez le service client et avez de l’expérience en coordination et gestion administrative, commerciale d’une entreprise ?

Ce poste peut vous correspondre !

Notre client est un cabinet d'expertise comptable, d'audit et de conseil, à taille humaine (+ de 30 collaborateurs), dirigé par 5 associés et bénéficiant d’une clientèle diversifiée : TPE/PME, ETI et groupes de sociétés.

Pour accompagner la croissance de ce cabinet, vous rejoindrez le pôle administratif, en qualité d’Office manager (H/F), en CDI.

Les cinq associés sont dynamiques et aiment promouvoir des valeurs de confiance, de solidarité et de transparence dans leurs équipes ainsi qu'une large autonomie.

Rattaché(e) à l’expert-comptable fondateur, vos missions seront variées et très orientées sur le service client.

L'es secrétariat courant :

* La gestion administrative courante : accueil physique, gestion du courrier entrant et sortant, organisation du classement et l’archivage des documents (papier et électronique) en veillant au respect des règles RGPD.
* Gestion du bureau (commande de fournitures, gestion des services généraux).
* Gestion et mise à jour des contrats de prestataires.

Le suivi de la facturation :

* Vérification de l’exhaustivité de la facturation au cabinet.

L’assistance au service comptable :

Véritable « Data Controller », vous serez en charge de manière journalière du contrôle de la correcte intégration des factures transmises par nos clients dans leur comptabilité : correction et codification des factures si nécessaire.

* Vous assisterez le service comptable dans la reconduction des missions et l’émission des documents de synthèse de notre mission vis-à-vis du client.

La prise de contact avec les nouveaux clients/clients existants : organisation des réunions de présentation des outils collaboratifs.

L’accompagnement dans la création des comptes clients et la prise en mains sur la plateforme client et l’application mobile.

L’assistance fonctionnelle de l’ensemble des pôles du cabinet (Comptable, Juridique, RH, Commissariat aux comptes, Cybersécurité) :

Via l’outil interne collaboratif, vous assisterez les collaborateurs en suivant la bonne réalisation des missions, alertant sur les échéances calendaires, le non-traitement des dossiers ou les urgences clients.

Le suivi régulier des outils collaboratifs :

* Vous serez garant(e) de l’ensemble des bases de données des outils collaboratifs :

Saisie, mise à jour, suivi, extraction, sauvegarde de la base…

Ponctuellement, vous pourrez également assister administrativement le pôle juridique.

Vous êtes le/la candidat(e) qu’il nous faut si :

(Bac à Licence)

Avez entre 5 à 8 ans d’expérience professionnelle à un poste similaire et aimez la diversité.

* Êtes organisé(e), adaptable, polyvalent(e) et rigoureux(se).

Maîtrisez obligatoirement le Pack Office et avez une aisance avérée avec les systèmes et outils informatiques.

Pilier de la bonne organisation du cabinet, vous êtes autonome et disposez de très bonnes qualités relationnelles.

Vous disposez d’un sens du service naturel, une grande capacité d’adaptation et de polyvalence.

Vous êtes diplomate, rigoureux(se) et détenez un grand sens de la discrétion et confidentialité.

Conditions de travail :

Poste en CDI à temps plein basé en plein cœur de Paris (75008).

Système de rémunération avantageux avec 2 primes non plafonnées – Télétravail.

Séminaire d’entreprises, Team building.

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