Avec ses 157 métiers pour plus de 1700 agents, le Conseil Départemental des Ardennes est le 2ème employeur du département. Travailler pour le Département c'est s'investir au sein d'équipes dynamiques et proche du quotidien des 270 000 habitants.
Que ce soit au coeur de notre politique d'action sociale (PMI, protection de l'enfance, RSA, autonomie des personnes âgées et/ou handicapées etc;) ou travailler dans nos collèges, sur nos routes ou dans le domaine de l'environnement, de la culture, du sport, etc... venez participer à la construction d'un département où il fait bon s'oxygéner.
En tant qu'assistant administratif, vous aurez pour mission d'accueillir et renseigner le public sur ses droits, les dispositifs et les réseaux existants. Vous accompagnez la demande au plan administratif et assurez l'accompagnement administratif des agents de la Mission.
De façon plus précise, les fonctions sont regroupées en 5 grandes activités:
Accueil physique et téléphonique :
- Accueillir le public
- Identifier la nature et le degré d'urgence de la demande
- Orienter vers les Missions du Territoire, si besoin vers les partenaires extérieurs
- Renseigner sur le dispositif global de la collectivité et son organisation
- Planifier les temps de permanence ou autres rendez-vous avec les travailleurs-sociaux.
Identification et accompagnement des demandes sociales :
- Renseigner l'usager sur ses droits et les démarches à effectuer
- Assurer le lien entre les usagers, les travailleurs médico-sociaux et les dossiers en cours,
- Orienter l'usager vers le service ou partenaire adéquat.
Gestion administrative des dispositifs :
- Saisir les données dans Solis dans le respect des procédures et des échéances
- Créer et compléter le Dossier Unique de Territoire
- Mettre à jour les tableaux de bord
- Participer aux commissions d'aides financière ASE : préparation et liquidation. Préparer les dossiers orientés vers la Commission Départementale Unique.
- Gérer les dispositifs TISF/MASP : planification des réunions, rédaction des comptes rendus et suivi des décisions.
- Gérer les dispositifs Obligation de formation 16-18 ans, expulsions locatives et précarité énergétique.
- Mettre à jour les différents tableaux de bord.
Accompagnement administratif des équipes et du service :
- Assurer la mise en forme des courriers et des rapports médico-sociaux.
- Veiller à la tenue des tableaux de suivi des activités.
- Organiser les temps de concertation et de relais.
- Tenir à jour le classement des dossiers.
- Participer à l'archivage des données du service dans les règles fixées par la collectivité.
- Participer aux instances et groupes de travail.
Gestion logistique :
- Gérer la logistique et les fournitures.
- Signaler les problèmes relatifs au bâtiment.
Relations hiérarchiques et fonctionnelles
Sous l'autorité hiérarchique du Responsable de la Missions Accompagnement et Développement social.
Relations fonctionnelles :
Internes : avec l'ensemble des agents de la Délégation Territoriale et de la collectivité
Externes : avec l'ensemble des partenaires
Diplôme requis : Baccalauréat
Connaissances :
* Connaissances des dispositifs et des acteurs de l'action sociale
* Connaissance des organismes extérieurs connexes à l'action sociale (CAF, CCAS, Maison France Services, etc) Maîtrise des outils téléphoniques Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, X PARAPH...)
* Connaissance du logiciel métier Solis Utilisation de l'outil collaboratif Outlook dans le respect de l'organisation fixée.
Savoir-faire :
* Techniques de communication
* Technique d'écoute active
* Techniques de régulation des conflits
* Maîtrise des techniques de prise de notes et de rédaction des comptes rendu
* Qualités rédactionnelles.
Aptitudes et qualités requises :
* Courtoisie
* Facilité d'écoute et de communication
* Sens du travail en équipe
* Discrétion professionnelle
* Sens de l'organisation et rigueur
* Capacité d'adaptation et d'autonomie.
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