Assistant administratif h/f

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Management Non Descriptif de l'emploi Le Pôle Solidarités et Famille développe les actions sociales pour accompagner les Vendéens à tous les âges de la vie. L'accompagnement des personnes âgées ou handicapées dans la dignité, la protection des plus vulnérables, notamment les enfants, l'insertion et l'emploi sont des questions quotidiennes auxquelles ce Pôle s'attache à apporter des réponses nouvelles et concrètes.

Composé de trois directions et d'une Maison Vendée Autonomie, ce Pôle regroupe plus de 1000 agents et gère un budget de près de 350M€ par an.

Le service de protection maternelle et infantile (PMI) est un service départemental, placé sous l'autorité du président du Conseil départemental et chargé d'organiser des actions de prévention et de promotion de la santé pour les femmes enceintes et les enfants de moins de 6 ans. Il participe en lien avec d'autres services de pôle à la mission de protection de l'enfance.

Il assure la surveillance et le contrôle des établissements d'accueil du jeune enfant ainsi que l'agrément des assistants maternels et familiaux.

Pour la réalisation de ces missions, le service est doté d'environ 100 professionnels médicaux, paramédicaux ainsi que des agents administratifs.

Le poste est ouvert aux agents titulaires de la fonction publique ou contractuels dans le cadre d'un CDD. Il est également accessible à tout(e) candidat(e) remplissant les conditions du décret n°96-1087 du 10 décembre 1996 relatif au recrutement par voie contractuelle des travailleurs handicapés dans la fonction publique.

Date de prise de poste souhaitée : Dès que possible à compter du 1er janvier 2025

Jury de recrutement le 12 décembre 2024 - matin Missions / conditions d'exercice Secrétariat de la mission Maison d'Assistants Maternels (MAM)
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Apporter des informations aux porteurs de projet
- Organisation des réunions d'information MAM - assurer la logistique pour la mise en oeuvre de ces réunions (inscriptions, planning, organisation de la salle, PowerPoint, statistiques, participation au bilan annuel avec les animateurs)
- Gestion des tâches administratives générées par la mission MAM
- Suivi des dossiers en instance auprès des Référentes Mode d'Accueil (RMA)
- Coordination avec le secrétariat des agréments dans la gestion des demandes d'agrément des assistants maternels exerçant en MAM
- Mise en oeuvre du règlement d'aide aux maisons d'assistants maternels (MAM) : réceptionner, étudier et instruire les dossiers de demande : vérifier leur complétude (recevabilité de la demande), gérer la procédure de demande : (Commission Enfance et Famille, rapport Commission Permanente), assurer l'exécution administrative et financière du règlement d'aide, le suivi et les statistiques

Secrétariat des réunions d'information relatives à l'agrément des assistants familiaux
- Organisation des réunions d'information - assurer la logistique pour la mise en oeuvre de ces réunions (inscriptions, planning, organisation de la salle, PowerPoint, statistiques, participation au bilan annuel avec les animateurs)

Site Vendée-enfance
- Suivre le volet administratif du site " Vendé " : approbation, conseils et aide à la saisie par téléphone aux assistants maternels, actualiser les données en ligne et insérer de nouveaux articles

Référent administratif au journal Vendée ASS'MAT
- Aider à la mise en page des articles et diffusion aux assistants maternels

Missions annexes :

Secrétariat de la formation des assistants maternels (suppléance)
- Constitution, convocation et suivi des groupes de formation 1er module et 2e module
- Gestion de la partie financière sur Astre - établissement de bons de commandes des marchés, mandatement des factures et le suivi des paiements
- Coordination avec les organismes prestataires de formation (réunion de bilan, travail d'outils)
- Coordination avec l'unité agrément des assistants maternels,
- Traitement de retrait d'agrément et les non-renouvellements pour refus de formation
-Traitement des dispenses de formation (travail d'outils et courriers nécessaires)
- Etablissement des statistiques de cette activité

Exécution budgétaire (suppléance)
- Etablissement de bons de commandes, mandatement des factures et le suivi des paiements Profils recherchés Titulaire d'un diplôme de niveau BEP/BAC secrétariat
Expérience significative sur un poste similaire appréciée
Maîtrise des outils informatiques (Pack Office) et des techniques de secrétariat
La connaissance de IODAS et d'ASTRE GF serait un atout
Connaissances des collectivités territoriales et de leur fonctionnement
Qualités rédactionnelles

Qualités requises :
Qualités relationnelles
Discrétion
Sens du travail en équipe
Autonomie
Capacité d'adaptation et d'initiative
Rigueur et sens de l'organisation