Assistant administratif (f/h)

La Cellule Administrative et Financière du Centre Communal d'Action Sociale de Vienne recrute un assisant administratif (F/H) chargé(e) d'intervenir en appui technique du pôle actions sociales insertion, du pôle santé séniors et en transversalité sur l'ensemble des activités du CCAS.

Finance, marche public et administration :

• Mettre en place des tableaux de bord et assurer le suivi des marchés publics en lien avec le service « marchés publics » de Vienne Condrieu Agglomération

• Assister à la préparation du budget et suivi de son exécution (factures, bons de commandes, demandes de subventions, bilans des actions, rattachements, reports...)

• Appliquer les procédures d’exécution budgétaire M 57 (engagements, commandes, virements de crédit, suivi du budget, rattachements, décisions modificatives, ..)

• Contacter les fournisseurs et prestataires de service facturations (création de tiers, devis, commandes, relances

• Aider à la création de supports statistiques

• Assurer l’accueil téléphonique et physique du CCAS en cas de besoin

• Assurer la distribution, suivi des courriers entrants et sortants et des parapheurs

• Réaliser des mailings pour diffusion des courriers en nombre (repas des Seniors, salon des Seniors, canicule …)

• Participer à l’archivage des dossiers, réalisé au préalable par les services (lien avec le service archivage)

• Participer et représenter le CCAS aux réunions d’équipes et formations interservices des CAF Ville et de la Direction des finances

Ressources humaines :

• Assurer la mise en place et suivi de tableaux de bord : suivi des Congés Annuels, des heures, des absences

• Assurer le suivi des demandes de remplacement RH

• Assurer le suivi des demandes et besoins de formations

• Ticket resto

• Effectuer des missions administratives (ODM, suivi d’accidents, frais de déplacement, …)

Assemblées / actes administratifs :

• Organiser et coordonner le Conseil d’Administration en lien avec les chefs de services, la direction, les élus et les services mairies (juridique, ressources humaines, polyvalence, reprographie…)

• Mettre en place et assurer le suivi de tableaux de bords (rétro planning, délibérations, décisions du maire, ..)

SSIAD/ESAD :

• Assister les services ESAD et SSIAD dans la gestion administrative et financière (nomenclature M 22) (préparation des budgets prévisionnels et exécutoires, feuilles de soins, rédaction de courrier, suivi des courriers entrants et sortants…)

• Accompagner les professionnels libéraux pour la facturation sur CHORUS

• Questionnaires de satisfaction ESAD SSIAD

Facturations et régies :

• Coordonner la facturation du service hébergement, organiser des permanences mensuelles de paiement au Soleil

• Réaliser des statistiques de suivi des paiements

• Réaliser la facturation du panier de services en lien avec la responsable + régie + relation avec la trésorerie municipale

• Saisie des nouveaux dossiers sur Senior dont les éléments ont été récoltés et vérifiés par les services

• Gérer la commission aides facultatives en lien avec la directrice du Pôle : instruire les dossiers pour la commission, participer à la commission, rédiger les courriers de réponse, faire le lien avec les instructeurs, préparer et remettre les aides aux usagers + régie

SPECIFICITES DU POSTE :

• Disponibilité

• Travail sur différents logiciels spécifiques : Millésime, Sedit, Famu, Brédéa

• Maitriser la nomenclature M57 et M22

• Régisseur principal de la régie Secours d’Urgence du CCAS et de la régie hébergement, seniors

• Travail en soirée pour le Conseil d’Administration

CONDITIONS D’EXERCICE :

• Lieu de travail : locaux du CCAS

• Temps de travail / horaires : temps complet 37 heures 30 hebdomadaires

• Rémunération : statutaire – RIFSEEP – prime de fin d’année – prime Ségur sur le 60% du SSIAD

• Avantages sociaux :

o RTT

o Possibilité de télétravail en fonction de l’organisation du service

o Participation à la mutuelle prévoyance / santé

o Titres restaurant

o Compte Epargne Temps

o Adhésion Comité des Œuvres Sociales

o Prise en charge à hauteur de 75% des abonnements de transport en commun

. Formation secrétariat obligatoire

. Permis B obligatoire

• Excellente maîtrise de l’informatique : Pack Office

• Sens de l’organisation

• Autonomie et dynamisme

• Discrétion, secret professionnel et adaptabilité

• Esprit d’initiative et rigueur

• Etre force de proposition

• Etre polyvalent en assurant le relais lors des absences des agents des autres dominances, créer des procédures à cet effet

• Travailler en équipe, participer aux réunions d’équipes

• La connaissance du secteur médical serait un plus