Office manager h/f

Hyde est un cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers du Marketing, Digital et Communication et a un autre cabinet, Finexia, sur la partie comptable, finance et audit. Présentation de l'entreprise

Je recherche un(e) Office manager pour mon client, une agence de publicité et média.

Tes missions

Comptabilité :
- Suivi de la comptabilité en interaction directe avec notre cabinet comptable
- Établissement et envoi des factures
- Suivi des paiements clients et relance des impayés
- Préparation paiements fournisseurs
- Préparation des documents comptables
- Suivi des différents dossiers de financement existant
- Aide à la préparation des reportings mensuel et tableaux de bord
- Participation aux clôtures annuelles
- Participation à l'élaboration et au suivi du budget administratif.
- Analyse des dépenses et proposition des solutions d'optimisation

Administratifs et RH :
- Gestion quotidienne du bureau (téléphone, courriers, e-mails)
- Gestion du courrier, du classement et de l'archivage des dossiers, préparation de documents juridiques pour signature, envoi et suivi
- Suivi des commandes et des achats (fourniture, consommables etc.)
- Préparation des fiches de paie, suivi et édition des contrats de travail et les avenants
- Suivi des absences et enregistrement des notes de frais, suivi et calcul des primes d'intéressement
- Accompagnement de la partie RH sur les aspects sociaux et participation à l'amelioration des process RH
- Animation de la vie de l'agence avec une approche « office happiness manager »
- Gestion de la logistique (réservations, catering, transports), gestion des formations
- Référencement auprès des services achats des marques

Évènementiel :
- Organiser la logistique des rituels internes (Séminaire annuel et rencontres trimestrielles) et événements externes (salons, conférences)

Suivi Juridique
- Suivi des contentieux
- Assurer la remontée des litiges
- Suivi de la relation avec nos conseillers juridiques (avocat, juriste etc.)