DÉFINITION MÉTIER
L’Assistant(e) de Direction assiste un ou plusieurs managers (DGS, DGA, Directeurs(-trices), Responsables de services) afin d'optimiser la gestion de leurs activités (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, etc.). Il/Elle organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction. Il/Elle sert principalement d'interface entre les managers et leurs principaux interlocuteurs. Il/Elle peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques (séminaires, salons, conférences, etc.). Il/Elle peut coordonner une équipe d’assistants. L’Assistant(e) de Direction s’exprime et rédige avec aisance. Il/Elle maîtrise les logiciels bureautiques et possède un très bon sens de l’organisation, de la planification et du classement.
FINALITÉ DU POSTE
L’Assistant(e) de Direction – Ressources Humaines assure le traitement et la gestion des dossiers en matière de gestion des ressources humaines dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires. Il/Elle recueille et traite les données nécessaires au fonctionnement de la Direction, il/elle assure l’accueil physique et téléphonique, rédige des courriers à destination des agents et traite les demandes reçues sur le courrier RH. Il/Elle assure la logistique de la Direction et l’organisation des réunions (commande de fournitures, réservation de salles, convocations, etc.).
CONDITIONS D’EXERCICE
Lieu d’affectation : Siège (Le Crayon).
Bureautique : Poste de travail, Logiciels métier.
Certification/Brevet/Permis : Permis B.
Temps de travail : Complet.
Cycle horaire : fixe (35/39h) ou variable (37h30).
Date prévisionnelle de prise de poste : 01/03/2025.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
TRONC COMMUN « Accueil » :
Assurer le bon accueil physique ou téléphonique et adapter son discours en fonction de l’interlocuteur,
Gérer les appels téléphoniques : recevoir, filtrer, renseigner, transcrire les messages, réorienter l’interlocuteur,
Enregistrer l’ensemble des informations recueillies et les transmettre pour traitement selon les règles établies,
Assurer la remontée des informations et des dysfonctionnements,
Faire état au coordonnateur qualité de tout dysfonctionnement pouvant porter préjudice à l’accueil des usagers,
Participer à la mise en œuvre des actions correctives et préventives.
TRONC COMMUN « Secrétariat » :
Organiser et gérer le planning du manager,
Assurer la préparation et le suivi des dossiers,
Préparer et organiser des réunions et des rendez-vous,
Préparer et organiser des déplacements professionnels,
Réaliser la gestion administrative du courrier (contrôle, affectation, classement, archivage, etc.) et des parapheurs,
Rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, mails, comptes rendus, rapports, notes, etc.),
Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour),
Assurer la diffusion et la circulation de l’information en interne et en externe (décisions, notes, etc.),
Saisir des documents numériques,
Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.
TRONC COMMUN « Gestion administrative et financière » :
Gérer les bons de commande,
Suivre les facturations du service et piloter la procédure de facturation,
Relancer les directions/services ou clients en cas de retard dans la transmission des factures.
TRONC COMMUN « Veille » :
Réaliser une revue de presse conforme aux besoins de la direction et en assurer la diffusion.
ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES
Développer et mettre à jour les outils de suivi de l’activité RH en lien avec le SIRH,
Gérer les demandes reçues via le logiciel de gestion de tickets de support (centralisation des demandes et transfert vers l’agent compétent, construction des arborescences, élaboration de réponses types, etc.),
Centraliser les parapheurs de la Direction et assurer leur suivi,
Participer à l’élaboration du registre des actes RH,
Être le/la référent(e) des archivages papier et numérique au sein de la Direction,
Être le/la référent(e) GADIAMB pour la Direction,
Participer à la préparation des réunions du CST et du F3SCT (envoi et suivi des convocations, préparation administrative des réunions, etc.),
Participer à l’élaboration et à l’alimentation de l’intranet RH,
Assurer le traitement et la gestion de dossiers des services Gestion du Personnel ou Gestion des Compétences sur demande.
Légende : I : Initiation P : Pratique M : Maîtrise E : Expertise
COMPETENCES PRINCIPALES
Connaissances
Environnement territorial
Organisation et services de l’EPCI (M)
Instances, processus et circuits de décision de l’EPCI (M)
Environnement professionnel du/des domaines d’activité (acteurs, partenaires, etc.) (M)
Enjeux, évolutions et cadre normatif du/des domaines d’activité (M)
Techniques de secrétariat (normes rédactionnelles, etc.) (M)
Techniques de prise de notes (M)
Techniques de numérisation (M)
Procédures d'enregistrement du courrier (KRONOS) (M)
Méthode de classement et d'archivage (M)
Savoir-faire
Outils bureautiques et environnement Web (M)
Utiliser des logiciels et des progiciels (M)
Rédiger des documents administratifs (notes, rapports, synthèses, comptes rendus etc.) (M)
Réaliser un reporting écrit et/ou oral (tableaux de bord, indicateurs, etc.) (M)
Assurer la planification et le suivi des dossiers (P)
Gérer et actualiser une base d'informations/fonds documentaire (M)
Rechercher les informations utiles dans les fichiers, bases documentaires (M)
Recevoir et orienter les demandes dans le respect des normes en vigueur (M)
Travailler en équipe (M)
Gérer le stress (P)
Gérer un conflit (P)
Archiver des documents (M)
Assurer une veille informationnelle et réglementaire (M)
Organiser un agenda, une réunion (M)
Enregistrer, traiter, classer le courrier (M)
Compétences orale et écrite (M)
Organiser des actions de communication (P)
Contrôler la validité des pièces comptables et/ou administratives (M)
Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons (M)
Savoir-être
Autonomie
Rigueur
Organisation
Réactivité
Sens relationnel
Esprit d’équipe
Force de proposition
Diplomatie
Discrétion
Adaptabilité et flexibilité
Ponctualité
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