Assistante administrative pco (h/f)

L'APAJH04, adhérente à la Fédération des APAJH, porteuse de valeurs de laïcité, de solidarité et de citoyenneté recrute pour le Pôle Dys Les Lavandes :
ASSISTANTE ADMINISTRATIVE (Formation secrétaire médicale)
CDI 0,5 ETP
Plateforme de coordination et d'orientation (PCO) pour les enfants de 7 à 12 ans
Cette plateforme est un dispositif structuré de repérage/diagnostic et d'intervention rapide. Une équipe pluridisciplinaire composée d'un médecin, d'une coordinatrice et d'un(e) assistant(e) administratif(ve) sera complétée par un réseau de professionnels libéraux pour la réalisation des interventions précoces.
A l'Escale (04/2025 à 09/2025) puis à Manosque.

1. Missions :
Sous la responsabilité de la coordinatrice, le candidat intégrera l'équipe pluriprofessionnelle de la PCO TND 7-12 ans du Pôle Dys Les Lavandes et assurera l'interface entre la PCO, les familles et les professionnels acteurs du parcours de soins coordonné. Ses missions sont les suivantes :
- Accueil physique et téléphonique des parents et professionnels, 1ères informations délivrées, recueil des 1ers renseignements, orientation vers la coordinatrice de la PCO, transmission d'informations ;
- Réception et mise à jour des demandes d'entrée sur la PCO ;
- Gestion tout au long du parcours PCO du suivi des dossiers usagers dans le logiciel métier dédié ;
- Préparation des plannings des rendez-vous ;
- Collecte et diffusion des comptes-rendus de bilan et de prise en charge de la PCO aux parents, médecins de 1ère ligne, partenaires libéraux, structures de 2ème ligne ;
- Suivi analytique des tableaux de bord indiquant les données quantitatives et qualitatives de l'activité de la plateforme (pour requête d'indicateurs)
- Suivi des conventionnements avec les praticiens libéraux et les structures de 2ème ligne ; suivi de la file acte, listing trimestriel des enfants bénéficiant d'un parcours PCO à transmettre à la CPAM ;
- Suivi du décompte par enfant et par professionnel libéral ;
- Contrôle, préparation et suivi des factures des prestations ;
- Rédaction de conventions, courriers, comptes-rendus de réunion de service ;

Personnel de l'établissement, il devra veiller à entretenir une relation adaptée aux usagers, à leurs familles comme aux différents personnes amenées à fréquenter la structure.

2. Profil et compétences requises :
Savoirs :
Maîtrise des techniques de secrétariat, les règles de syntaxe et d'orthographe, ainsi que les outils bureautiques,
Capacités rédactionnelles,
Aptitudes à l'utilisation des logiciels métiers, notamment ceux de gestion du dossier informatisé de la personne accompagnée,
Savoir-faire :
Expérience sur des postes similaires souhaitée ;
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Teams, messagerie, agenda en ligne) et de logiciels-métier (ex : dossier de l'usager dématérialisé) ; intérêt marqué pour une utilisation des NTIC dans un cadre professionnel collaboratif ;
Qualités professionnelles :
Qualités relationnelles avec les enfants et les familles ;
Poste requérant rigueur et autonomie ;
Sens de l'organisation ;
Sens de la pédagogie ;
Intérêt pour le travail d'équipe et le travail en réseau.

3. Cadre de l'emploi :
Titulaire d'un BTS secrétariat ou d'une formation de secrétaire médicale,
Contrat à durée indéterminée (CDI) à 0,5 ETP à compter de mars-avril 2025 ;
Temps de travail annualisé ;
Rémunération selon Convention Collective Nationale 66 ; revalorisée selon ancienneté et expérience ;
Poste basé temporairement à l'Escale jusqu'en septembre 2025 puis à Manosque dans les Alpes de Haute-Provence ;
Evolution possible du temps de travail dans la limite d'un ETP en fonction de l'activité de la PCO

Poste à pourvoir pour mars-avril 2025.

Adresser votre Curriculum Vitae et votre lettre de motivation à Sabrina Egger, Directrice du Pôle Dys les Lavandes : sabrina.egger@apajh04.fr et à recrutement@apajh04.fr

Experience: Débutant accepté

Compétences: Accueillir, orienter et renseigner un patient,Relayer de l'information,Renseigner des documents médico-administratifs,Contrôle ,préparation, suivi factures prestations,Réception et mise à jour des demandes d’entrée ,Rédaction de conventions, courriers,comptes-rendus

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Services administratifs combinés de bureau

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.

L'APAJH 04 a pour objet de promouvoir la dignité et la pleine citoyenneté des personnes handicapées en oeuvrant pour leur complet épanouissement et leur meilleure inclusion. Elle promeut le partage d'expériences et de savoirs, la mutualisation et la transversalité des actions en cohérence avec les orientations qu'elle a définies. L'APAJH04, adhérente à la Fédération APAJH, porteuse de valeurs de laïcité, de solidarité et de citoyenneté recrute pour son siège administratif.