MISSIONS
Assurer la gestion administrative de la Direction des Agents et des Moyens des Ecoles
ACTIVITES PRINCIPALES
Activités principales
- Suivre les correspondances administratives de la direction (transmission des arrêtés, convocations, courriers SMA, courriers divers…)
- Rédiger divers courriers, rapports (absences, manquements…) et comptes rendus
- Organiser des réunions, des visites sur les écoles
- Suivre les conventions de stage
- Préparer les dossiers des conseils d’écoles et assurer un suivi des interventions dans les écoles (tableau de bord, Sharepoint)
- Réaliser des sondages auprès des agents
- Assurer l’interface avec les directeurs d’écoles
- Gérer les prises de rendez-vous : convocation des agents, dotation des équipements de protection individuelle (EPI), reprises des agents après absence médicale et suivi du tableau de bord…
- Participer aux projets de service par la réalisation de supports administratifs (diaporamas…)
- Préparer les dossiers des jurys de recrutement
Activités secondaires
- Effectuer du classement, archivage de dossiers
- Organiser, planifier et assurer la gestion des entretiens professionnels des agents des écoles
- Réaliser les livrets d’accueil des agents
- Suivre la validité et la délivrance des ordres de mission, arrêtés de renouvellement de télétravail des agents de la direction
- Gérer les fournitures de la direction
Activités ponctuelles
- Collaborer à l’organisation des séminaires dédiés aux agents des écoles
- Participer à l’organisation des opérations ponctuelles (livres CM2, kits de rentrée…)
- Assurer l’intérim du secrétariat du Pôle dans le cadre de la polyvalence
COMPETENCES
Savoirs
- Organisation et fonctionnement de la collectivité (écoles notamment)
- Techniques de communication
- Techniques rédactionnelles
- Outils de planification et de suivi
- Outils bureautiques et informatiques
Savoir-faire
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages
- Planifier et organiser des réunions
- Réaliser et mettre en forme des documents
- Rédiger des actes et documents administratifs
- Communiquer, diffuser des informations
- Elaborer et suivre des tableaux de bord
- Etiqueter, ventiler, ranger, classer et archiver des documents
Savoir-être
- Capacité de réserve et de discrétion nécessaire à l'exercice professionnel
- Disponible, Aisance relationnelle, Communicant
- Organisé, Rigoureux, Autonome
- Capacité à gérer les imprévus, Sens des priorités
- Dynamique, Réactif, capacité d’adaptation
RELATIONS FONCTIONNELLES
Internes : Pôle Ville Educative, DRH, autres services municipaux
Externes : Directeurs d’écoles (Education Nationale)
CONDITIONS D’EXERCICE DU POSTE
Horaires :
- Temps complet- Option 37h30 ou 39h hebdomadaires
- Du lundi au vendredi : Plage variable 07h45-09h00 / Plage fixe 09h00-11h30 / Plage variable 11h30-14h00 / Plage fixe 14h00-16h00 / Plage variable 16h00-18h00
- Télétravail possible 1 jour par semaine
- Congés à prendre sur les vacances scolaires avec une présence obligatoire 1 semaine après la fin des cours (l’été) et présence obligatoire 1 semaine avant la rentrée
Lieu : 74 Bd Jules Ferry – 84000 Avignon
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.