Assistant front office manager (h/f) en cdi

Assistant Front Office Manager (H/F) en CDI, Mutigny

Entité phare et déjà implantée en Autriche, LOISIUM est désormais présent en France au cœur de sa mythique région Champenoise (Mutigny 51).

Au LOISIUM Hôtel & Spa Champagne, il y a 101 chambres et suites décorées avec raffinement par des designers français de renom où chaque détail est un hommage à la nature.

L’hôtel dispose de 1000m² de spa, 4 salles de séminaire modulables, un restaurant ainsi qu'un bar : LOISIUM offre la possibilité de vivre une expérience unique et de plonger dans le plaisir de l'art de vivre à la française.

Vos missions principales

En tant que Assistant Front Office Manager (F/H), vous participez au bon déroulement du service notamment en :

1. S’assurant de la satisfaction de la clientèle pendant et après la prestation du service et en traitant les plaintes.
2. Travaillant en coordination avec les autres services de l’établissement : Réception-Réservations, Restaurant, Housekeeping et Spa.
3. Communiquant à tous les départements les prévisions d’activité (TO, PM, CA…).
4. Préparant et animant les briefings, réunions et formations dispensées à l’équipe.
5. Préparant les groupes avec de l’anticipation et participant aux réunions de fonction avec le Département des Events et F&B.
6. Opérant le service Réservations.
7. Constituant et suivant le dossier client des 1ers échanges d’emails à la finalisation de la réservation.
8. Renseignant le client sur les conditions du séjour, les formalités et les services.
9. Transmettant les informations nécessaires aux autres services.
10. Assurant le suivi du service téléphone, email.
11. Maintenant une extrême confidentialité par rapport aux clients.
12. Etablissant la facturation selon les éléments fournis par tous les services de l’hôtel.
13. Assurant l’encaissement des virements ou des advance deposits.
14. Veillant à la disponibilité et à l’actualité des documents mis à la disposition du client.
15. Enregistrant les demandes particulières et proposant des réponses adaptées qui vont satisfaire voire même dépasser les attentes du client.
16. Utilisant les historiques client pour personnaliser le service fourni.
17. Gérant le planning d’occupation des chambres.
18. Vérifiant l’exactitude des tarifs, packages, configurations dans le système Opera.
19. Faisant remonter les différences ou anomalies à son supérieur hiérarchique.
20. Formant les nouveaux et expliquant les nouvelles promotions ou tarifs et informant l’équipe réception.

Opération de la Réception

1. Répondre aux emails clients : questions avant l’arrivée, demandes de conciergerie.
2. Aider à rentrer les informations après la prise de réservation, vérification et préparation des arrivées.
3. Constituer le dossier client à son arrivée (check in).
4. Reconnaître les clients habitués et s’assurer de les satisfaire toujours plus.
5. Attribuer la chambre la plus appropriée au client.
6. Partager des coups de cœur ou expériences inédites avec les clients.
7. Renseigner le client sur les conditions du séjour, les formalités et les services.
8. Enregistrer les arrivées et les départs des individuels et des groupes.
9. Transmettre les informations nécessaires aux autres services.
10. Assurer le service téléphone, email et fax ainsi que les coffres de sécurité.
11. Maintenir une extrême confidentialité par rapport aux clients.
12. Etablir la facturation selon les éléments fournis par tous les services de l’hôtel.
13. Vérifier à sa prise de service les départs restants et s’assurer que les factures correspondantes sont prêtes, justes et accompagnées des justificatifs.
14. Assurer l’encaissement.
15. Recompter la caisse, et s’assurer que le fond de caisse soit toujours juste. Sinon, justifier les écarts de caisse et signaler ces écarts à son responsable.
16. Veiller à la disponibilité et à l’actualité des documents mis à la disposition du client.
17. Veiller à la propreté de son lieu de travail et au réapprovisionnement des stocks de produits mis en vente et des fournitures nécessaires au bon fonctionnement du service.
18. Utiliser les bons outils et le matériel fourni dans des bonnes conditions.

Ce que nous recherchons :

Expériences requises : 1 à 2 ans d’expérience.

Langues : anglais professionnel.

Savoir-être :

* Aptitude à communiquer.
* Sens du détail.
* Réactivité.
* Excellent relationnel.
* Présentation et comportement exemplaires.
* Courtoisie.
* Sens du service.
* Discrétion, confidentialité.
* Disponibilité et flexibilité.

Savoir-faire :

* Connaissance des règles et des techniques en réception.
* Maîtrise des codes de la relation avec les clients.
* Travailler en équipe.
* Organiser son travail selon les priorités et les objectifs.
* Gérer son stress.

Spécificités du poste :

Horaires de travail (week-end/jours fériés, etc.). Vous êtes reconnu(e) pour votre aisance relationnelle et votre sens du travail en équipe, en particulier au service d’équipes opérationnelles.

Nous accordons une grande importance au bien-être de nos collaborateurs. C'est pourquoi nous proposons :

* Deux jours de repos consécutifs.
* Une grille de salaire élevée.
* Prime de 13eme mois.
* Tarifs préférentiels pour vos amis et votre famille dans tous les hôtels LOISIUM à travers le monde.
* Un restaurant du personnel.
* Une mutuelle et une prévoyance avantageuses.
* Parking pour le personnel.
* Vestiaires et douches.
* Une pointeuse.
* L’accès à notre CSE qui vous permettra de profiter un maximum.
* Nous récompensons les employés du mois.
* Prime de cooptation jusqu’à 500€ brut.
* Partenariat avec Action Logement et Club Prévention.

Nous rejoindre en 3 étapes :

1er échange téléphonique avec le bureau RH.

Entretien physique ou Visio avec manager opérationnel et RH.

Prise de décision.

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