Assistant - assistante de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Qui sommes nous ?
La Direction de l’Architecture et du Patrimoine est une direction projets de 230 qui apportent conseils et solutions globales à la gestion d’un patrimoine de 1800 bâtiments sur des thématiques variées comme le sport, la culture, l’éducation, le social, les locaux administratifs au service des politiques publiques.
Dans un contexte de raréfaction du foncier et de nécessaire réduction des consommations énergétiques, elle accompagne la transformation du territoire tout en développant une culture de la sobriété énergétique et bâtimentaire (mutualisation des usages).

Notre objectif ? Pensez la ville de demain !

Notre ambition ? Innovons, préservons et mutualisons pour répondre aux besoins des politiques publiques tout en relevant le défi de la transition énergétique

Les services opérationnels de la construction sont experts dans l’acte de construire. Ils challengent, pilotent et mettent en œuvre l’expression des besoins bâtimentaires au service des politiques publiques. Missions / conditions d'exercice Dans le cadre d’une équipe d’assistant·es dédiée au service :

vous assistez la cheffe de service ainsi que les chef·fes de projets dans l’exercice de leurs missions (chaque assistant·e se voit affecter une partie des chef·fes de projet du service).
vous gérez l’administration générale du service.
Détail des activités
Assure l’assistanat la cheffe de service :

Assiste la cheffe de service dans l’organisation de ses activités.
Prépare et suit les dossiers et/ou les présentations nécessaires aux réunions.
Rédige des comptes-rendus de réunion, courriers, notes et divers documents.
Assure la mise en forme et le suivi des délibérations aux conseils dans le logiciel Airdélib’, en assure le classement et le lien avec le secrétariat des assemblées.
Activités liées à l’assistance aux chef·fes de projets :

Assistance à l’organisation :

Assure l'accueil téléphonique en l’absence du/de la chef·fe de projet.
Organise les réunions nécessaires à tous les stades des projets.
Assiste le/la chef·fe de projet dans la rédaction et la diffusion des documents administratifs.
Participe à la préparation des fonds de dossiers, la reproduction et la diffusion des dossiers.
Met en place des outils partagés transversaux.
Assure le transfert des informations.
Assistance à la passation des marchés publics :

Effectue les opérations administratives liées aux marchés publics : lancement et suivi des consultations, notamment par le biais de la plateforme électronique, réception des offres, établissement des récépissés de dépôt, préparation des tableaux d’analyse, préparation des supports pour les revues de marché, information des candidat·es non retenues et de l’attributaire.
Réalise des rapports d’analyse de candidatures.
Suit les ordres de service et leur diffusion aux maîtres d’œuvre.
Prépare la rédaction des demandes d’avenant.
Participe à la correspondance.
Assistance pour les autorisations et actes administratifs :

Établit, fait signer, dépose et diffuse tous les actes administratifs liés au processus opérationnel.
Dépose les permis de construire et gère les envois de demandes d’autorisation vers les organismes compétents.
Prépare les panneaux de permis de construire, gère la diffusion des permis à l’ensemble des partenaires.
Gère l’acheminement, le processus de validation, la diffusion des Déclarations préalables aux organismes de prévention et des Déclarations d’ouverture de chantier.
...
Gère l’administration générale du service :

Assure la logistique du service : correspondant achat, occupation des locaux, mobilier, etc.
Prend en charge la qualité rédactionnelle et la mise en forme de tous les documents émanant du service.
Gère les outils partagés de documentation et veille à leur mise à jour.
Est responsable du fonctionnement en transversalité du service en s’assurant de la continuité de service en cas d’absence d’une des assistant·es.
Activités secondaires :

En cas d’absence des autres assistant·es du service et de la direction, participe à la mutualisation des secrétariats.

Conditions d'exercice :
Localisation : Immeuble 2 rue de la Fonderie 67000 Strasbourg. Profils recherchés Bac à Bac+2 assistanat du manager, de direction, gestion ou équivalent.
Expérience confirmée en assistanat de direction.
Expertise en techniques de secrétariat.
Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Elise, Airs'délib).
Maîtrise des techniques de classement et d'archivage.
Maîtrise des techniques et outils de communication.
Maîtrise des règles d’orthographe de syntaxe et de grammaire.
Savoir faire preuve de discrétion professionnelle.
Capacité à gérer les urgences.
Aisance orale.
Réactivité.
Polyvalence.
Sens relationnel et goût de la communication.
Organisation, rigueur, sens des priorités.
Autonomie, sens des responsabilités et flexibilité.