Assistant - assistante de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Pour répondre aux politiques publiques impulsées par les exécutifs municipal et eurométropolitain, la DGA « Transformation démocratique, Europe, territoires et prévention » a pour objectif la mise en synergie des politiques de développement local, de proximité et de rayonnement européen et international. Elle développe et anime les espaces de dialogue et la mise en place d’un cadre de coopération renouvelé avec les citoyens-nes, habitants-es et les différentes échelles territoriales.

Au sein de la DGA « Transformation démocratique, Europe, territoires et prévention », la Mission Sécurité civile est chargée de garantir en tout temps une réponse opérationnelle face aux situations d’urgence. Elle est le support de la collectivité pour toute gestion de crise de sécurité civile à travers notamment le Plan Communal de Sauvegarde. Ses principales missions dites de « sauvegarde », sont ainsi l’alerte et l’information des populations, l’appui aux services d’urgence, la mise à l’abri et le soutien de toute nature aux sinistrés.

Dans ce cadre, la Mission Sécurité civile assure par exemple la cohérence des différents plans de secours spécialisés, la diffusion des astreintes et permanences des services, la gestion du réseau de Coordonnateurs Opérationnels de Crise ainsi que le traitement des alertes météorologiques. Elle concourt également à l’organisation ou à l’expertise de la sécurité du public dans les volets incendie et secours à personnes, lors des grands évènements et manifestations. Elle assure par ailleurs le lien avec le Service d’Incendie et de Secours du Bas-Rhin et gère la représentation des élus-es au sein de leurs instances. Missions / conditions d'exercice Assurer le secrétariat (accueil, frappe, gestion d'agenda, classement). Préparer et suivre des dossiers spécifiques.
Détail des activités
Activités principales spécifiques à la Mission :

Réception, interprétation avec le prévisionniste de Météo France, rédaction et diffusion interne des alertes météorologiques. Transmission téléphoniques de ces mêmes alertes à tous les organisateur·rices externes et internes de manifestions sur le domaine public. Elaboration du tableau hebdomadaire des manifestions extérieures et transmission aux CoC et aux cadres de la PMS.
Organisation du planning mensuel des commissions de sécurité avec les préventionnistes du SIS67, mise en forme, recherches des données complémentaires et procès-verbaux sur le logiciel du SIS67, diffusion des plannings et de leurs nombreuses actualisations en interne, rédaction et diffusion des convocations aux élus, lien entre les élus et les pompiers quant à l’organisation temporelle des visites, gestion du Google drive d’inscription avec les différents groupes politiques, statistiques de participation.
Gestion de l’extranet météorologique : lien avec le/la titulaire du marché, interface avec les 170 utilisateur·rices internes, gestion des accès et mots de passe.
Elaboration du planning annuel des Coordonnateur·rices opérationnel·les de crise (CoC) : administration de l’espace Sharecan dédié, rédaction et mise à jour du planning des permanences, transmission, gestion hebdomadaire de la mallette et du téléphone de permanence.
Mise à jour de toutes les annexes opérationnelles des plans de secours et annuaires de crise : à minima annuellement pour les partenaires externes et au fil des modifications organisationnelles et recrutements pour les partenaires internes et collectivités de l’EMS.
Administrer les données et leur mise à jour sur les logiciels géomatiques Elyx et l’Opendata.
Activités principales d’assistanat :

Proposition, organisation, mise en œuvre, gestion et suivi d’outils d’espaces partagés (Sharecan) – administration autonome de plusieurs espaces (permanences, coordonnateurs op de crise, manifestations) et du Google drive des commissions de sécurité.
Gestion en appui du service comptable des crédits de la Mission avec notamment le suivi autonome du marché de prestations météorologiques et le suivi calendaire du budget du SIS67 : suivi des engagements, des périodes de marchés, contacts avec les partenaires.
Actualisation et gestion des informations relatives à la sécurité civile disponibles sur les sites internet de la collectivité, en lien avec les webmaster·rices.
Rédaction, saisie et mise en forme de divers courriers, notes et documents en veillant au respect de la charte graphique et mise en forme et cohérence graphique et opérationnelle du Plan Communal de Sauvegarde et des annexes spécifiques.
Accueil téléphonique et physique de la Mission.
Gestion des agendas des collaborateur·rices.
Constitution et suivi des dossiers en cours et des contacts, classement, archivage.
Organisation et préparation des réunions.
Suivi des courriers et courriels, et des délibérations.
Activité secondaire :

Assurer la synthèse des déclarations de manifestations, la préparation du tableau hebdomadaire général et sa diffusion sur Sharecan en l’absence de la personne en charge de cette tâche à la Police municipale. Profils recherchés Bac à Bac +2 dans le domaine administratif.
Expérience dans le domaine du secrétariat.
Expertise des règles du secrétariat et de la charte graphique.
Expertise des procédures et circuits (courriers, parapheurs).
Maîtrise de la culture administrative générale.
Maîtrise de la langue française (orthographe et grammaire).
Maîtrise des techniques de classement et d’archivage.
Maîtrise des logiciels bureautiques et logiciels spécifiques (Word, Excel-fonctions avancées, Outlook, Powerpoint, Elise, Elyx, Sharecan, Open Data, Google Drive, Webprev) et/ou aptitude à l’apprentissage de nouveaux logiciels.
Connaissances en comptabilité simple.
Capacité à rédiger.
Capacité à travailler en équipe.
Capacité à rendre compte.
Qualités relationnelles, capacité à s’adapter à des interlocuteurs·trices différents·es.
Sens de l’organisation, rigueur, méthode, aptitude à prioriser les tâches et à respecter les délais et échéances, à travailler dans l’urgence et dans les situations stressantes.
Autonomie et sens de l’initiative.
Discrétion et confidentialité.