Adjoint administratif d'accueil (h/f)

CDD de remplacement à temps plein, 1 mois
Horaires : 9h15-17h00
Agent(e) affecté(e) au poste d'accueil
Qualités principales recherchées :
- Patience, écoute, maîtrise de soi et de son stress, disponibilité et discrétion ;
- Rigueur ; autonomie ; réactivité
- Capacités d'analyse et d'organisation ;
- Sens du travail en équipe ; curiosité professionnelle sur la vie de l'établissement ;
- Respect des règles professionnelles et notamment du secret professionnel.
Particularités liées au poste :
- Gestion des plannings en fonction des besoins et de l'absence des personnels référents.
- Participation aux astreintes administratives sur la base du volontariat et contre rémunération encadrée.

L'adjoint(e) administratif(ve) d'accueil est un emploi très polyvalent :
- il/elle participe activement à la procédure d'admission des nouveaux résidents et au suivi administratif de l'ensemble des résidents,
- il/elle reçoit et oriente les résidents ou les visiteurs en répondant à leur demande d'informations,
- il/elle contribue à faire circuler l'information essentielle au sein de l'établissement,
- il/elle travaille en collaboration étroite avec l'ensemble des services mais plus particulièrement avec les autres adjoints(es) administratifs(tives), l'infirmier coordonnateur et l'agent technique,
- de part son contact privilégié avec les usagers, il/elle contribue à la bonne image de l'établissement.
- Responsable hiérarchique : Mme VAN OOST Hélène, Directrice
- Liaisons fonctionnelles :
o Internes : Equipe administrative, Infirmier Coordonnateurs, ensemble des équipes soignantes et hôtelière de l'établissement
o Externes : Trésor Public, Conseil Départemental, CPAM, partenaires sanitaires et médico-sociaux, familles des résidents, usagers du service public

Activités principales :
- Recevoir, renseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur ou le service recherché
- Répondre aux différents appels téléphoniques, emails, renseigner le public et / ou orienter les appels téléphoniques en fonction de leur nature.
- Accompagner ou rechercher des personnes dans les locaux de l'établissement
- Informer et conseiller des tiers (agents, résidents, familles, etc.) dans son domaine d'activité
- Recueillir/collecter des données ou informations spécifiques à son domaine d'activité
- Gérer le courrier des résidents et de l'établissement
- Gérer les commandes et le suivi des fournitures administratives
- Participer activement à la procédure d'admission des nouveaux résidents et au suivi administratif de l'ensemble des résidents :
o Réceptionner et traiter les nouvelles demandes d'admission
o Organiser la visite de l'établissement par le résident et sa famille et s'assurer de leur bonne information (documents institutionnels, informations pratiques)
o Superviser l'accueil du résident le jour de son entrée (préparation de la chambre, accueil du résident)
o Assurer le suivi administratif et social des résidents en lien avec leur personne de confiance ou leur tutelle
- Participer à la facturation mensuelle des résidents

Savoir-faire techniques et relationnels
- Accueillir, accompagner et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Identifier / analyser des situations d'urgence et définir des actions
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Reformuler une demande (d'information, de renseignement, etc.), en résumer les points-clés et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnelle
- Renseigner des personnes au regard de son métier
- Se repérer et s'orienter dans l'espace
- S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
- S'exprimer en public

Experience: 6 Mois

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique,Identifier, traiter une demande client,Relayer de l'information

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement social pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.