Assistant administratif de services h/f

Contexte et atouts du poste

Le Centre de recherche Inria de Lyon a été créé en janvier 2022. Il ne dispose pas encore de l'ensemble des services support d'un centre classique, mais l'essentiel des services sont créés qui nécessitent un support administratif: Service expérimentation et développement, service transfert partenariats et innovation, service communication et médiation, service des ressources humaines, service des affaires financières, ...

Mission confiée

Placée sous l’autorité hiérarchique directe du secrétaire général du centre, l’assistant(e) apportera un support administratif aux responsables et aux membres des services.

Une Assistante de service est déjà en poste. Un portefeuille de services est attribué à chaque assistant(e), mais les 2 assistant(e)s sont amenées à travailler en binôme complet.

Principales activités

- Secrétariat :

o Organiser les déplacements ;

o Gérer le courrier, les mails, les appels téléphoniques ;

o Créer, suivre et traiter les tableaux de bord et indicateurs ;

o Vérifier et mettre en application les procédures administratives, financières et RH : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées.

- Organisation et gestion :

o Prendre en charge des actes de gestion administrative pour les services bénéficiaires : achats, commandes, saisie dans les outils, relations avec les prestataires, le Service de la dépense et le SAF, dans le respect de l’achat public et des marchés en cours.

o Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes : planification, logistique, accueil des visiteurs, rédaction de comptes rendus, suivi des actions ;

o Suivre les dépenses et procéder aux achats (étude des devis, respect des marchés, saisie des demandes d’achat, réception)

o Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l’activité des services et assurer le classement et l’archivage (physique/numérique).

- Communication :

o Assurer l’interface du/des service(s) avec différents acteurs internes et externes (accueil, transmission, relais d’information, …) et contribuer à l’organisation de la vie interne du/des service(s) (accueil des nouveaux arrivants, transmission et rappel d’informations importantes, …) ;

o Réaliser et diffuser des documents (notes, rapports, procédures, …)

o Rédiger des comptes rendus.

Compétences

Langues : connaissances en Anglais appréciées

Avantages

1. Restauration subventionnée
2. Transports publics remboursés partiellement
3. Congés : 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
4. Possibilité de télétravail (90 jours par an flottants) et aménagement du temps de travail (sauf pour les stagiaires et apprentis)
5. Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
6. Accès à la formation professionnelle
7. Participation employeur mutuelle santé (sous conditions)

Rémunération

Selon grilles statutaires.