Gestionnaire administratif des instances de la recherche et assistant de direction (f/h)

À propos de nous

Une université d’excellence

Université de recherche intensive, leader mondial en écologie, l’Université de Montpellier est un établissement public expérimental qui figure dans le top 200 du classement de Shanghai. Elle couvre plusieurs champs disciplinaires sciences et techniques, droit, économie, environnement, administration, gestion, médecine, pharmacie, activités physiques et sportives, biologie, informatique, sciences de l’éducation, science politique. Elle a obtenu en 2022 la labellisation I-SITE (Initiative Science Innovation Territoires Economie) qui associe 15 partenaires de recherche et d’innovation du territoire. Ce Programme d'Excellence (PEI) porté par l’Université de Montpellier s’articule autour des enjeux "Nourrir, Soigner, Protéger" et s’appuie sur tous les domaines scientifiques de l'Université et de ses partenaires. Elle coordonne le Pôle Universitaire d’Innovation (PUI).

Une université engagée

Vigilante envers toutes formes de discriminations, l’Université de Montpellier est engagée pour la promotion de la diversité, l’égalité entre femmes et hommes et pour l’inclusion des personnes en situation de handicap. L’UM place aussi le développement durable au cœur de sa politique et de son savoir-vivre. Une démarche saluée par le palmarès du Times Higher Education qui la place en tête des universités françaises les plus performantes en terme de développement durable.

Structure de rattachement : Direction de la Recherche et des Études Doctorales (DRED)

Contexte: La Direction de la Recherche et des Études Doctorales (DRED) a pour mission de mettre en œuvre la politique de l’établissement en matière de recherche et de formation doctorale sous l’autorité politique du Vice-Président chargé de la Recherche de l'UM. L'Université de Montpellier compte 73 unités de recherche et 15 plateformes technologiques ou centres de services pour la recherche regroupés au sein de 5 pôles de Recherche ainsi que 9 écoles doctorales dont 6 en support principal et un collège doctoral.


Mission

Mission principale : Vous assurerez le secrétariat de direction, l'exécution des actes administratifs et de gestion de la direction, sous l'autorité directe de la directrice ou de la directrice adjointe.

Vous gérerez les commissions, les comités et bureaux placés au sein de la direction.


Activités :

* Assurer le secrétariat de direction : gérer la boite mail de la DRED, assurer la logistique des réunions de la direction ;

* Assurer l'accueil physique et téléphonique et orienter les interlocuteurs internes et externes ;

* Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de la direction ;

* Organiser la logistique des réunions des instances, des comités, des commissions et autres réunions en lien avec les activités et les missions de la DRED notamment la Commission de la Recherche, le Bureau, la Commission Intégrité Scientifique, la Commission de Conciliation, le Comité d'éthique de la recherche, l'assemblée des directeurs d'unités, la réunion des responsables administratifs etc. ;

* Gérer administrativement ces mêmes commissions, réunions et comités notamment appels aux points, vérification des dossiers reçus, rédaction et envoi des convocations, émargement, rédaction d’actes à portée règlementaire, des procès-verbaux et comptes-rendus, circuit de signature, diffusion et archivage ;

* Préparer les dossiers du conseil académique et du conseil d'administration pour le Vice-président chargé de la recherche ;

* Gérer les appels aux points de la direction à porter devant les instances de l'UM : CR, CAC, CSA, CA ;

* Assurer la gestion des fournitures et des moyens logistiques (copieur, achats, missions…)

* Réaliser les opérations de gestion courante du domaine ;

* Appliquer la réglementation ;

* Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées ;

* Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, notes…), les reproduire et les diffuser ;

* Retranscrire des informations orales à l'écrit ;

* Suivre les dossiers confiés dans un calendrier contraint et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés ;

* Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier ;

* Classer et archiver des documents selon le plan de gestion des archives ;

* Participer aux actions transverses de la direction, suivant les besoins ou pour assurer une continuité de service.


Spécificités / Contraintes du poste : Contraintes calendaires liées aux agendas des instances. Travail partenarial important.


Profil

Compétences / Qualifications :

Savoir :

* Organisation et fonctionnement d'un EPSCP

* Organisation et fonctionnement de la recherche

* Notions de droit

* Environnement et réseaux professionnels

* Techniques d'élaboration de documents

* Techniques d'accueil téléphonique et physique

* Culture internet

* Techniques de communication : écrite et orale



Savoir faire :

* Savoir organiser et planifier son travail en respectant les échéances et les délais contraints

* Rédiger des comptes-rendus, des rapports ou des documents

* Savoir rendre compte

* Savoir travailler en équipe

* Mettre en œuvre des procédures et des règles

* Accueillir et prendre des messages

* Enregistrer et classer les documents

* Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

* Utiliser les outils bureautiques



Savoir être :

* Sens de l'organisation, de l'adaptation et de l'anticipation

* Esprit de synthèse et polyvalence

* Rigueur et réactivité

* Sens relationnel

* Bonne qualité rédactionnelle

* Gestion de la confidentialité

Pourquoi nous rejoindre?

Rejoindre l’université de Montpellier, c’est bénéficier de nombreux avantages dans une région qui offre un cadre de vie qualitatif.

> Dispositifs de développement des compétences : accès à une grande offre de formation, préparation aux concours internes

> Jusqu’à 56 jours de congés / an (pour un temps plein à 38h45)

> Temps de travail aménageable

> Jusqu’à 2 jours de télétravail / semaine (selon les modalités de la charte de TT applicable à l'UM)

> Restauration collective

> Aide et prestations sociales

> Prise en charge partielle des abonnements au transport de la ville

> Accès aux activités sportives, culturelles et de loisirs de l’université

> Soutien à la parentalité : club de loisirs pour enfant, partenariat de crèches, jours enfant-malade

Avantages dépendant de la nature et la durée du contrat, des nécessités de services et des conditions d’éligibilité

Informations complémentaires :

Rémunération : de 1995€ à 2005€ brut mensuel, dont 140€ d’indemnité mensuelle des agents contractuels (prime)

Prise de poste : Janvier

Type de contrat : CDD de catégorie B

Durée du contrat : 12 mois

Clôture des candidatures : 06/01/2025

Fermeture de l’Université du 21/12/2024 au 05/01/2025 inclus