Assistante de direction

Rattaché(e) à la Direction Culture et Patrimoine.

Vous serez en charge d'assister l'équipe de la direction sur la mission culture et patrimoine

- Gérer un agenda (fluctuants), organiser des réunions et gérer les participants, préparer des présentations ( power point), saisir des comptes rendus, organiser des déplacements, organiser et gérer la coordination des différents évènements internes ou externes (séminaires, actions en lien avec la programmation du service), gérer les appels téléphonique et les mails, gérer la communication.

Assistance à l'équipe de direction :
- Prise de rendez-vous
- Rappel des informations importantes
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Assister la direction dans la gestion de projets et dossier spécifiques

Mission accueil :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et du personnel
- Traitement des demandes
- Orientation du public et des partenaires

Mission administrative:
- S'occuper du tri, de la rédaction et de l'envoi de documents
- Assurer la communication interne par la prise de notes et de comptes-rendus
- Gérer les commandes ( fournitures.....)
- Effectuer le suivi de tableau de bord
- Assurer la préparation et le suivi des réunions ( mails, courriers.....)
- Réalisation et suivi des outils interne ( ordre de mission, attestation.....)
- Suivi des conventions
- Veille informationnelle
- Suivi et archivage des dossiers ( organiser la conservation et la traçabilité de l'information)
- Gestion des moyens logistiques

Activités secondaires :
- Référent RH pour le service culture et patrimoine
- Contribuer à la gestion des ressources humaines

Activités occasionnelles :
- Soutien à l'organisation d'actions spécifiques liées au fonctionnement du service, si besoin ( notamment des actions culturelles)

Expériences requises sur un poste identique .
- Autonomie
- Anticiper les besoins et prendre des décisions tenant compte des orientations de la direction et du fonctionnement

Compétences :
- Organisation et gestion du temps
- Maitrise des technologies de l'information ( logiciels traitement de texte, tableur)
- Organisation, gestion des priorités
- Capacités d'analyse ( repérer notamment les signaux faibles pouvant impacter le fonctionnement du service)

Savoir :
- Bonne connaissance du fonctionnement de l'organe publique
- Bonne connaissance du milieu culturel
- Bonne connaissance des procédures ( marchés, consultations, validations administratives...)

Savoir - Être
- Intelligence relationnelle
- Agilité et capacité d'adaptation
- Sens de la communication
- Sens du service et discrétion
- Adaptabilité
- Proactivité
- Sens du service public
- Capacité de travail en équipe
- Sens des responsabilités