Assistante administrative bilingue

Description du poste


Qui Sommes- Nous ? 

Nous sommes une société biopharmaceutique mondiale basée sur la recherche qui allie concentration, passion de la biotechnologie de pointe, et expertise d’un leader pharmaceutique aux savoir-faire reconnus. Explorer sans cesse est notre cœur de métier. Améliorer la qualité de vie des patients est notre objectif. Nous sommes fiers d’être une entreprise Great Place to Work. 
  

Rejoignez AbbVie France en tant qu’Assistant.e Administrative Bilingue en anglais! Vous serez rattaché.e à la Directrice Medical, pour soutenir l'unité médical.  

Que pouvons-nous accomplir ensemble ?  

En intégrant notre entreprise en tant qu’Assistant.e Administrative bilingue en anglais, vous gérerez les contrats de collaboration scientifique filiale et hors filiale et apporterez à l’équipe médicale le support nécessaire à la bonne conduite des projets médicaux. Vous contribuerez à notre mission à mettre à disposition nos expertises, nos ressources et une approche unique de l’innovation pour développer des thérapies innovantes qui répondent à des maladies chroniques et/ou complexes et graves, capables de transformer la vie des patients.
 

À ce titre, vos principales missions seront :   

* Gérer les contrats de collaboration scientifique hors filiale (cross-border) : constitution des dossiers complets en coopération avec l’équipe internationale à l’origine de la demande, vérification des libellés de prestation et des montants des honoraires et avantages, transmission des dossiers à la cellule DMOS, suivi des paiements aux experts externes dans le respect des guidelines OEC
* Gérer les dossiers DMOS filiale : constitution des dossiers et transmission à la cellule DMOS ou constitution des dossiers et transmission au Conseil de l’Ordre compétent dans le cas particulier des dossiers en lien avec la recherche médicale.
* Assurer le suivi budgétaire (compléter les documents de suivi financier régulièrement, établir les paniers d’achat, signaler toute incohérence au Responsable d’Unité Médicale (RUM), vérifier et compléter les suivis budgétaires mensuels du Contrôleur de Gestion, établir les Fiches Evaluation Fournisseur.)
* Gérer les voyages (comparer les tarifs, commander les billets, faire les démarches d’information pour déclarer tout voyage à la CPAM, transmettre les factures de voyage à la comptabilité après les avoir entrées dans un fichier de suivi)
* Gérer le classement et l’archivage (documents afférents aux contrats de collaboration.)
* Etablir les contrats de collaboration scientifique/prestation de service des experts (compléter les contrats avec les informations données par le RUM/les médecins de gamme, réclamer à l’expert les documents à joindre au contrat, établir les fiches contrats à faire signer, adresser les contrats à l’expert)
* Entrer tous les contrats dans la base CONTRAT CAS (scanner les contrats, entrer les données requises dans la base et y annexer le contrat, compléter le document ad hoc)
* Constituer et faire le suivi des dossiers de subventions (constitution du dossier puis transmission à la cellule DMOS)
* Organiser la logistique des réunions internes et/ou externes (rechercher les lieux, sélectionner plusieurs endroits, choisir le plus adapté en accord avec le RUM, réserver les salles de réunion, organiser les pauses-repas, l’hospitalité et transferts lorsqu’approprié) dans le respect des politiques et procédures en vigueur
* Lire, valider, et mettre en application toutes les procédures incombant à son métier, via Compliance Wire ou toute autre interface dédiée
* Assurer les tâches d’assistanat selon besoins (ex: gérer les agendas, fixer les rendez-vous, faire les commandes de fournitures)

Qualifications


Qui Etes-Vous ? 

Vous êtes diplômé(e) d’un BTS secrétariat et vous avez au moins deux ans d’expérience. Une expérience dans l’industrie pharmaceutique serait un plus.
 
Connaissances et compétences requises 

* Vous êtes structuré.e et vous avez le sens du détail
* Vous maitrisez les outils bureautique (Excel, PowerPoint, Word, Outlook, etc), ainsi que Concur et Isotrian
* Vous avez au moins deux ans d’expérience travaillant en anglais, ou vous avez un bon niveau d’anglais  

Qualités requises 

* Capable de gérer le stress, vous anticipez bien et vous vous adaptez rapidement
* Vous avez l’esprit d'équipe - vous êtes responsable, avez une attitude positive, êtes flexible, et appréciez la collaboration
* Vous aimez identifier et saisir les opportunités 
* Vous êtes à l’aise pour travailler en anglais


Informations supplémentaires


Quelles sont les autres informations importantes pour vous ? 
Travailler chez AbbVie France, c’est aussi bénéficier d’un environnement de travail pensé pour ses collaborateurs. En effet, nos bureaux sont localisés au parc d’affaires de Rungis situés à 5min de la ville de Rungis, et desservis depuis Paris par le RER C, le tram 7, et le bus 216. Une salle de gym, ainsi que des cantines, restaurants, et Food trucks se trouvent également au sein du parc d’affaires.  

Pour l’équilibre vie professionnelle/ personnelle, AbbVie France offre la possibilité d'effectuer jusqu’à 2 jours de télétravail par semaine, et ce, en fonction des modalités définies dans l’accord collectif dédié. AbbVie France propose aussi d’autres avantages, comme un plan d’achat d’actions à ses salariés. Retrouvez plus d’informations concernant les avantages chez AbbVie France en cliquant ici :

Chez nous, l’égalité, la diversité et l’inclusion sont des piliers essentiels. Nous sommes fiers d’avoir bâti un environnement qui permet à chacun de nos collaborateurs du monde entier de réaliser pleinement son potentiel. 

Vous pouvez nous trouver à / @ABBVIE sur Twitter, Facebook, Instagram, YouTube LinkedIn. 

AbbVie s'engage à agir avec intégrité, à favoriser l'innovation, à transformer des vies, à servir notre communauté et à promouvoir la diversité et l'inclusion. AbbVie a pour politique d'employer les personnes qualifiées les plus compétentes sans discrimination à l'encontre des employés ou des candidats pour des raisons de race, de couleur, de religion, d'origine nationale, d'âge, de sexe (y compris la grossesse), de handicap physique ou mental, de maladie, d'informations génétiques, d'identité ou d'expression de genre, d'orientation sexuelle, d'état civil, de statut d'ancien combattant protégé ou de tout autre statut de groupe protégé par la loi.