Assistant administratif h/f

Missions principales de l’agent·e :

1. Gestion administrative relative à la Direction de la Division:

* Anticiper, collecter et ordonnancer les demandes de commandes de tout type (fournitures, appel à projet, prestation de bouche, mobilier…);
* Établir ou réceptionner les devis, les faire valider et signer par la Directrice Administrative;
* Préparer les propositions de commande, les transmettre afin d’obtenir les bons de commandes correspondants ;
* Finaliser les commandes et en assurer le suivi jusqu’à leur réception;
* Contrôler les commandes reçues, établir les attestations de livraison et les transmettre ;
* Enregistrer les engagements de dépenses dans le fichier de suivi budgétaire et en assurer une tenue rigoureuse et fiable.

2. Gestion administrative relative à «Mission handicap»:

* Assurer un lien entre le Service Mission Handicap et le Pôle Pédagogie Licences 1ère et 2ème année notamment dans le suivi et la mise à jour des plannings d’examens;
* Communiquer toutes informations et/ou modifications utiles aux deux parties concernées (Mission handicap et Pôle Pédagogie);
* Assurer une aide administrative auprès du/de la chargé·e de mission « Mission handicap » (préparation, suivi et traitement des dossiers…) ;
* Assurer une aide dans la mise à jour de la validation des dossiers dans les outils dédiés.


L’agent·e est également amené·e à assurer, en lien avec les 2 autres assistantes de direction de la division et en fonction des périodes d’activités, des tâches de secrétariat polyvalent et gestion administrative relative au fonctionnement du service. Il/Elle peut par ailleurs être amené·e à contribuer à l’organisation d’évènements en lien avec la formation (journées portes ouvertes, concours…)