Office manager h/f

Projet-phare de la stratégie de développement économique local autour de
l’entrepreneuriat innovant et de l’inclusion numérique, la communauté
d’agglomération Roissy Pays de France recrute son Office Manager pour la Station numixs !
Cet ensemble immobilier d’environ 2 500 m² abrite divers équipements liés au numérique tels que : FacLab équipé de technologies de pointe, incubateur dédié aux projets innovants du monde numérique, salle de réalité virtuelle, coworking, accueil des étudiants entrepreneurs du CY PEPITE mais également des surfaces de bureaux en pépinière et hôtel d’entreprises, des espaces polyvalents dédiés à des événements variés. Ce nouveau « lieu totem » va fédérer l’écosystème numérique et permettre de développer des synergies entre les différents acteurs, entreprises, startups, écoles, habitants, institutionnels.
Si vous aimez l’environnement numérique, les nouveaux usages du travail tels que le coworking, le contact avec les porteurs de projet et les entrepreneurs, si l’animation d’équipement tels qu’une salle de VR ou des espaces d’idéation vous motive … alors n’hésitez pas à postuler pour nous rejoindre !

I – SES LIENS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELS

Est rattaché hiérarchiquement au Directeur du site et au Président du groupe (et de toute personne habilitée à le représenter), qui fixe son champ d’action. A des liens fonctionnels avec l’ensemble du personnel de la holding.

II - SES MISSIONS

1. Assure la gestion quotidienne de la Station numixs (organisationnelle, technique et logistique) :
o Accueil et orientation du public
o Renseigne sur l’ensemble des activités de la Station numixs
o Tient à jour l’agenda de la Station numixs
o Transmet une fois par mois la programmation détaillée des actions et événements de la Station numixs à la DEPV/DEsTIN et partenaires locaux
o Assure les visites des prospects
o Assure l’accueil des utilisateurs domiciliés
o Assure les états de lieux d’entrée et de sortie des locataires
o Assure la préparation logistique des salles de réunion - formation
o Fait remonter l’ensemble des dysfonctionnements techniques du site, et propose des solutions
o Veille à la parfaite tenue du site : les bureaux disponibles à la location doivent toujours être nettoyés et rangés, les espaces communs doivent être organisés et propres et parfaitement rangés
o Veille au respect du cahier des charges du contrôle qualité du site, et fait l’auto contrôle hebdomadaire de son site
o Assure le suivi des travaux et veille au suivi des interventions des prestataires sur site
o Informe la Direction des difficultés rencontrées (travaux, aménagement).
2. Assure la pré-commercialisation de son site, en lien avec le service commercial :
o Pré-visite du site
o Rencontre avec les brokers
o Prend connaissance de l’écosystème local
o Assure la représentation de l’enseigne a minima auprès des acteurs franciliens
3. Veille à la gestion administrative des dossiers clients :
o Veille à la bonne tenue des dossiers clients (constitution des dossiers et mise à jour)
o Respecte l’ensemble des directives données par sa hiérarchie
o Veille au respect des délais de règlement et assure les relances de facture et complète les reporting associés.
o Établit les devis destinés aux clients
o Assure la facturation et les encaissements des clients
o Tient à jour l’ensemble des tableaux de reporting
o Tient à jour l’ensemble des données prospects et clients via HUBSPOT (outil CRM captant et gérant les leads de clients potentiels).
4. Veille à l’animation de la Station numixs : accueil et logistique des évènements – animation des réseaux sociaux (Instagram, Facebook - minimum 3 publications par semaine et un évènement mensuel minimum)
5. Assure la coordination de ses actions avec celles de l’Incubateur de la Station numixs ainsi que le FacLab de la Station numixs.
6. Fait remonter au Coordinateur, l’ensemble des difficultés opérationnelles rencontrées.

III - SES STANDARDS DE PERFORMANCE

* Ponctualité et autonomie
* Esprit d’équipe
* Réactivité et attitude positive
* Rigueur et discrétion
* Aisance rédactionnelle
* Être force de proposition
* Aptitude à considérer la qualité du service comme une priorité
* S’engage au respect de la politique RSE et le règlement intérieur de la société

Type d'emploi : CDI

Horaires:

* Du lundi au vendredi

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue: 01/12/2024

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