Assistante de direction vigilances - medical insights - cdi h/f

Qui sommes-nous ?
Pierre Fabre est le 2ème laboratoire dermo-cosmétique mondial, le 2ème groupe pharmaceutique privé français et le leader des produits vendus hors prescription dans les pharmacies en France. Son portefeuille compte plusieurs franchises médicales et marques internationales dont Pierre Fabre Oncologie, Pierre Fabre Dermatologie, Eau Thermale Avène, Klorane, Ducray, René Furterer, A-Derma, Naturactive et Pierre Fabre Oral Care.

Implanté depuis toujours en région Occitanie, fabricant plus de 95% de ses produits en France, le groupe emploie près de 10 000 collaborateurs dans le monde et distribue ses produits dans quelque 130 pays. Pierre Fabre est détenu à 86% par la Fondation Pierre Fabre, une fondation reconnue d'utilité publique, et secondairement par ses collaborateurs à travers un plan d'actionnariat salarié.

En 2021, Ecocert Environnement a évalué la démarche de responsabilité sociétale et environnementale du Groupe selon la norme ISO 26000 du développement durable et lui a attribué le niveau « Excellence ».

Pierre Fabre est reconnu comme l'un des « Meilleurs Employeurs du Monde 2021 » par Forbes. Notre groupe est classé dans le Top 6 de l'industrie cosmétique et dans le Top 7 de l'industrie pharmaceutique dans le monde. Nous sommes convaincus que notre engagement et notre passion font préserver notre indépendance et vivre notre raison d'être.

Votre mission
Nous recrutons en CDI à Boulogne une Assistante de Direction Vigilances-Medical Insights pour assurer le secrétariat ainsi que des activités en lien avec le EU-QPPV Office et de la Direction Medical Insights.

Vous collaborez avec les assistantes des pôles des directions pour l'harmonisation des processus techniques, organisationnels, administratifs et logistiques.

Plus précisément, vous :
- Assurez le secrétariat et un appui logistique de la Direction des Vigilances et de la Direction Medical Insights (organisation RDV et réunions, gestion déplacements, team building, gestion courriers, coordination du SharePoint du service). Rédigez, mettez en forme et diffusez des courriels, rapports et préparez des présentations et newsletters.
- Contribuez au fonctionnement du EU QPPV office :
- Assurer la traçabilité des réunions listées dans la SOP EU QPPV.
- Contribuer au bon déroulement des audits et inspections PV se déroulant au sein du département en assurant un rôle spécifique selon les impératifs et/ou en intervenant dans l'aide à l'organisation de la continuité des activités
- Assistanat lors de la mise à jour du PSMF (Pharmacovigilance System Master File)
- Assurez le suivi des dossiers techniques et le classement électronique et/ou papier de la documentation en lien avec les activités du Directeur et EU QPPV.
- Aidez les responsables de Pôles à gérer leur KPIs.
- Assurez avec le responsable direct et en lien avec les assistantes administratives, le suivi du budget de la Direction ainsi que la consolidation du budget global du département et le suivi du budget alloué. Vous anticipez les actions, assurez, sous la supervision du Directeur de département, les suivis avec le contrôleur de gestion.

Ce poste est compatible avec du télétravail jusqu'à 2 jours par semaine.

Nous offrons un package rémunération/avantages attractifs : Intéressement, participation, Actionnariat Pierre Fabre avec abondement, Mutuelle santé et prévoyance, 16 RTT en plus des CP, participation transport collectif, CE très attractif

Qui êtes-vous ?
Formation commerciale/secrétariat, BA

3 à 5 ans d'expérience en tant qu'assistante dont une expérience significative dans l'industrie pharmaceutique dans la Vigilance est indispensable

Excellente maîtrise de l'anglais et du français à l'écrit, et idéalement à l'oral

Maîtrise des technologies de l'information : Word, Excel, PowerPoint/Canva, Outlook, Internet,

Précision et exactitude, excellentes compétences en matière de gestion du temps, capacité à respecter les délais et à fixer des priorités en fonction des besoins de l'entreprise.

Excellentes compétences interpersonnelles et en matière de communication, capacité à communiquer de manière appropriée à tous les niveaux et à gérer diverses situations de manière diplomatique et confidentielle.

Autonomie, proactivité, créativité et capacité à comprendre la situation dans son ensemble lorsqu'il s'agit d'initiatives ou de projets.

Esprit d'équipe, collaboratif et dynamique

Bonne capacité d'analyse et de traitement des données

Nous sommes convaincus que la diversité est une source d'épanouissement, d'équilibre social et de complémentarité pour nos collaborateurs, nos offres sont donc ouvertes à toutes et tous sans restriction.