Alternance - assistant.e direction mobilisation & partenariats h/f

ALTERNANCE - ASSISTANT.E DIRECTION MOBILISATION & PARTENARIATS H/F

Quel sera votre rôle ?

Mission principales:
Vous serez rattaché.e à la direction MPI en lien direct avec l'assistante de ce département ainsi que les personnes qui lui sont rattachées, afin de faciliter les travaux des équipes.

Activités:

1. Appui à la gestion des missions du département
* Organiser et/ou préparer les réunions et les missions des équipes
- Préparer la logistique des réunions réservation et préparation des salles, etc.)
- Préparer les dossiers ou éléments de dossiers nécessaires aux réunions

* Logistique des déplacements à l'étranger et en France
- Élaborer les documents préparatoires : dossiers de mission en lien avec les équipes
- Ordres de mission, formalités des visas, achats des billets
- Constituer les fonds de dossiers et sélectionner les documents utiles

* Saisie, contrôle et édition dans les bases de données ou applications correspondantes


2. Appui à la gestion et à la réalisation des achats et prestations du département
- Réalisation des commandes et achats en conformité avec les règles et procédures internes
- Relations avec les prestataires ou fournisseurs
- Gestion des contacts nécessaires avec les services supports, prestataires, fournisseurs, interlocuteurs externes…
- Suivi du budget du Département

3. Appui à la gestion RH du département
- Suivi des effectifs
- Suivi des congés
- Suivi des bureaux
- Gestion des arrivées des nouveaux collaborateurs

4. Appui à l’animation du collectif et l’organisation des évènements
- Appui à l'organisation d'événements (réunions internes, séminaires, ateliers, conférences...)
- Assister les équipes dans la préparation et le suivi de certains dossiers
- Appui à la communication et notamment l’animation de LaRuche MPI (réseau social interne)
- Appui à l’organisation des formations

5. Appui à la gestion du système d’information pour le département
- Mise à jour des listes électroniques de contacts
- Gestion des répertoires partagés, des droits d'accès

Qui recherchons nous ?

Bac+3 en office management ou gestion des organisations

Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word)

La maitrise de l'anglais à l'écrit et à l'oral est nécessaire pour le poste

Ecoute, capacité à travailler en équipe, esprit d'initiative pour l'organisation courante du secrétariat, sens relationnel

Respect de la confidentialité, rigueur, disponibilité

Quelle équipe allez-vous rejoindre ?
L'équipe Mobilisation et Partenariats Internationaux est en charge des relations avec l'Europe, des organisations internationales et multilatérales ainsi que les acteurs publics & privés du développement. Forte de 4 divisions et d'un fonds Arts & Développement (METIS), elle porte l'agenda de mobilisation financière et des acteurs pour le groupe AFD. Elle est également en charge de l'organisation et de la participation du groupe aux grands évènements internationaux (assemblées annuelles, FICS, conférences...). Venez apporter vos talents et renforcer une équipe mobilisée et dynamique sur les grands enjeux internationaux!

Pourquoi rejoindre l’Agence Française de Développement ?
Rejoindre l’AFD, c’est contribuer à la construction d’un monde en commun, c’est la mission de notre Groupe. Un monde en commun, c’est un monde qui préserve et défend ces cinq grands biens communs que sont la planète, le lien social, la paix, les partenariats et la prospérité économique.