Envie de faire une réelle différence dans une organisation qui place l'humain au coeur de ses valeurs ? Nous sommes en quête de la personne de confiance, celle qui sait transformer les défis administratifs en solutions fluides et efficientes. Vous serez le garant(e) de l'organisation et du bon fonctionnement de nos processus administratifs, qu'il s'agisse de gestion de bureau, de soutien financier, de ressources humaines ou de conformité.
Mais ce que nous recherchons avant tout, c'est une personnalité : quelqu'un de sincèrement engagé, qui partage nos valeurs, et qui a à coeur de s'investir dans une équipe dynamique et collaborative où chaque voix compte.
> Vos super-pouvoirs :
Organisation et rigueur sans faille.
Sens aigu du détail et de la conformité.
Capacité à tisser des relations harmonieuses avec les équipes internes et les partenaires externes.
> Ce que nous vous proposons : un rôle stratégique, essentiel au bon fonctionnement de notre organisation. Vous serez le pilier opérationnel, garant(e) d'une exécution sans faille des responsabilités administratives et contributeur/trice clé à notre réussite quotidienne.
Rejoignez-nous ! Ensemble, construisons un environnement où l'excellence rime avec collaboration.
Responsabilités principales
1. Administration et coordination du bureau :
Mettre en oeuvre les politiques administratives tout en garantissant la conformité.
Coordonner les aspects juridiques avec rigueur et réactivité.
Préparer, classer et archiver les documents dans le respect des normes organisationnelles.
Gérer les opérations quotidiennes du bureau, incluant les approvisionnements et la gestion des prestataires.
2. Administration financière :
Assurer le suivi budgétaire et surveiller les dépenses pour appuyer la planification financière.
Gérer les cycles de facturation : réception et préparation des paiements, suivi des encaissements.
Collaborer avec le comptable pour transmettre les éléments mensuels (factures, notes de frais, relevés).
Soutenir la préparation des demandes de subventions et des appels d'offres.
3. Soutien aux ressources humaines :
Superviser les activités RH quotidiennes : onboarding, organisation des formations, etc.
Maintenir à jour les dossiers administratifs du personnel.
Gérer les aspects administratifs des collaborateurs avec précision et sensibilité.
4. Soutien à la conformité et à la qualité :
Assurer une gestion rigoureuse des documents réglementaires et leur archivage selon les exigences de conformité.
Contribuer à la préparation de rapports liés aux certifications, tests produits et audits.
Collaborer activement avec les équipes sur les revues qualité et la surveillance post-commercialisation.
5. Coordination des contrats et des approvisionnements :
Participer aux négociations contractuelles pour optimiser les coûts et les délais.
Établir des cadres contractuels robustes avec les partenaires externes.
Compétences clés recherchées
Excellence organisationnelle : Capacité à structurer et prioriser efficacement les flux de travail.
Maîtrise financière : Compétences en suivi budgétaire, gestion des factures et planification.
Connaissances RH : Expérience en gestion administrative RH et intégration des collaborateurs.
Rigueur et souci du détail : Aptitude à garantir une conformité irréprochable aux normes et réglementations.
Communication claire et efficace : Capacité à coordonner avec des interlocuteurs variés, internes comme externes.
Adaptabilité : Capacité à jongler avec des priorités multiples dans un environnement dynamique.
Qualifications
Expérience significative dans un rôle administratif ou de secrétariat, idéalement dans un cadre exigeant (start-up ou secteur réglementé).
Maîtrise des outils bureautiques courants (MS Office, logiciels de planification).
Connaissances en administration financière et RH (un atout précieux).
Sens aiguisé de l'organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
Maîtrise de l'anglais écrit indispensable, notamment pour certains processus de DiaDeep.
Prêt(e) à devenir un élément clé de notre organisation ?
Nous avons hâte de découvrir comment vous pouvez contribuer à nos succès tout en évoluant au sein d'une équipe où l'humain est notre priorité.
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