Office manager trilingue (h/f)

Growster - marque commerciale Surfe - est une startup internationale qui a pour mission de transformer la façon dont les commerciaux interagissent avec leur CRM. Nous recherchons un(e) Office Manager expérimenté(e) trilingue (anglais, indonésien, français) pour rejoindre notre équipe et accompagner notre croissance internationale.

** Responsabilités principales **
Votre rôle sera polyvalent et inclura :

Créer une vie d'équipe inspirante :
- Faire du bureau parisien un lieu accueillant, propre, bien entretenu et fonctionnel.
- Être le point de contact principal avec la gestion de l'immeuble et veiller à l'application des règles de santé et sécurité.
- Gérer le courrier et les colis entrants et sortants.
- Superviser le budget de fonctionnement du bureau.
- Acheter et gérer le matériel informatique, les fournitures, les snacks, boissons et autres, tout en assurant un suivi des dépenses.
- Coordonner les voyages et hébergements pour les événements de l'entreprise.

Collaborer avec l'équipe People
- Assurer une intégration réussie des nouveaux employés (packs de bienvenue, matériel, réservations de réunions).
- Gérer la communication interne en anglais, français et indonésien
- Animer les pages d'entreprise sur Notion.
- Organiser des after works, team buildings et divers événements.
- Mettre en place des plans liés à la responsabilité sociale d'entreprise (RSE) et à la prévention en matière de sécurité.
- Soutenir les activités administratives RH

Collaborer avec l'équipe Finance
- Vérifier, collecter et enregistrer les factures fournisseurs.
- Préparer le traitement des paiements et des notes de frais.
- Communiquer avec le comptable et le CFO.

Collaborer avec les équipes Marketing & Sales
- Organiser des événements d'entreprise et des réunions.
- Réserver et organiser la logistique pour les salons, foires et réunions d'affaires.
- Gérer les goodies, supports marketing et équipements commerciaux.

**Profil recherché**

- Maîtrise des langues : anglais, indonésien et français courants
- Minimum 3 ans d'expérience réussie en gestion de bureau, idéalement dans un environnement dynamique ou en startup.
- Outils maîtrisés : Notion, Slack, Google Suite, Figma, Canva, ainsi que les outils financiers Payhawk, Pennylane, Vualapp.
- Grande autonomie, capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle avec un excellent sens de l'organisation.
- Personnalité positive, amicale et enthousiaste.
- Forte autonomie et proactivité
- Diplôme de niveau Master en administration des affaires ou équivalent.
- Expérience dans des startups à forte croissance.
- Esprit d'équipe et goût pour le soutien à vos collègues.

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Organiser des déplacements professionnels,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Réaliser la gestion administrative des contrats,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques

Langues: Anglais exigé,Indonésien exigé

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Programmation informatique

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.