Après 15 ans de bons et loyaux services, notre assistante administrative part en retraite. Nous procédons à son remplacement par anticipation, afin d’assurer un tuilage. Son remplacement est l’occasion de retravailler la répartition des missions sur le poste afin de garantir une polyvalence des missions au sein du binôme d’assistantes administratives.
Sous l’autorité hiérarchique de la directrice administrative et en lien fonctionnel avec la responsable du bureau d’études, vous assurez la gestion administrative et, en binôme, la gestion technique et financière des études conduites par le bureau d’études. Vous assurez le lien entre l’établissement et ses adhérents et partenaires et garantissez les échanges d’information entre les services administratifs (notamment la comptabilité et l’ingénierie financière) pour une gestion optimisée.
le profil de poste complet est consultable sur notre site www.unima.fr
Nous proposons un emploi permanent à temps complet de 39h00 sur la base d’un recrutement de titulaire ou en CDD de droit public de trois ans renouvelable et CDisable (conformément au droit public).
La rémunération est basée sur la grille des rédacteurs territoriaux avec une prime annuelle de 1,15ème mois supplémentaire, versée en juin et novembre.
Nous proposons les titres déjeuner (avec une participation employeur 60%), la mutuelle employeur et l’indemnisation de votre CET.
Le poste ouvrant droit à 19 jours de RTT, vous bénéficiez au total de 50 jours de congés par an.
Le poste est affecté au siège à Périgny; pour une meilleure compatibilité entre vie professionnelle et vie personnelle, les horaires sont modulables sur la journée selon une amplitude définie au sein du service.
Le télétravail est possible sur la base de 2 jours hebdo maximum, après la période d’intégration.
Pour la pause méridienne, un espace de restauration équipé est mis à disposition des agents
En cas de déplacement, un véhicule de service est mis à disposition
Vous intervenez au sein d’une équipe administrative de 12 personnes et travaillez en étroite collaboration avec les 35 agents du bureau d’études. Vous êtes en lien direct avec les cadres de l’établissement et les partenaires de l’établissement (adhérents et institutionnels). Vous formez avec un second agent un binôme qui garantit la continuité du service.
Sous l’autorité de la directrice administrative et rattaché.e fonctionnellement à la responsable du bureau d’études, vous êtes chargé.e de :
- La gestion administrative et technique des affaires (création de l’administratif des nouveaux dossiers et suivi ; alimentation et actualisation des tableaux de bord et des BDD internes ; établissement des documents techniques…)
- La saisie, rédaction et mise en forme de documents administratifs ainsi que des activités courantes d’un secrétariat (classement, archivage…)
- La gestion administrative et le suivi administratif des marchés publics auxquels l’établissement répond
- La facturation des honoraires (contrôle de l’avancée des affaires, établissements des honoraires, des DGD). A ce titre vous travaillez en lien étroit avec le pôle Finances-Comptabilité
- La constitution, la gestion et le suivi des dossiers de subvention en lien avec l’ingénierie financière.
Vous assurez en outre les missions de conseil et d’appui auprès des maîtres d’œuvre dans le suivi de leurs affaires.
Vous disposez au minimum d’une formation Bac Pro (secrétariat, comptabilité, assistance de direction). Un BTS type GPME est un atout.
Vous bénéficiez d’une expérience réussie dans des missions d’assistant administratif/gestionnaire polyvalent, étant aussi à l’aise avec les missions administratives qu’avec les missions plus techniques. A ce titre une expérience en bureau d’études ou dans les domaines du BTP constitue un avantage pour la compréhension de l’environnement professionnel. Une part importante des missions étant liées à l’utilisation de bases de données internes et de tableurs, l’informatique n’est pas un problème pour vous.
Outre les connaissances et les compétences liées à votre formation et vos expériences, vous maîtrisez le pack Office (notamment Word/Excel, Outlook et Teams). Des connaissances en marchés publics et en organisation des collectivités territoriales constituent un plus apprécié (à défaut, vous devrez vous former).
Vous aimez travailler en équipe et en polyvalence, savez partager l’information avec vos collègues et savez demander de l’aide si nécessaire.
Vous êtes rigoureuse/eux, organisé.e et vous savez vous adapter aux contextes comme aux interlocuteurs. Vous savez gérer votre stress lors des pics d’activité et gérer vos émotions dans un souci de bienveillance à l’égard des autres membres de l’équipe administrative.
Surtout, vous avez envie de mettre vos compétences et vos connaissances au service d’un établissement axé sur le service public et au sein d’une équipe collaborative.
COMPETENCES ATTENDUES :
Hardskills :
- Utiliser les outils informatiques (logiciel métier, outils du pack office)
- Partager l’information, rendre compte
- Travailler en équipe et en binôme
- Rédiger et/ou mettre en forme des documents administratifs et techniques
- Suivre et se conformer à des procédures administratives
- Connaitre et mettre en œuvre les techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Organiser et planifier son plan de charge, prioriser
Sofskills :
Aisance et qualités relationnelles et sens du contact,
Rigueur et régularité dans le travail, très bonnes capacités organisationnelles
Autonomie, agilité et capacité à anticiper
Capacité à gérer son stress lors des pics d’activités et à gérer ses émotions
Réactivité, adaptabilité et capacité à travailler dans des délais contraints
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