Assistant administratif evènementiel – groupe loisirs f/h

PRESENTATION

Le Paris Marriott Rive Gauche Hotel & Conference Center dévoile le nouveau lobby Marriott Great Room, un espace vibrant qui vous accueille avec sophistication et confort dès votre arrivée.

Se situant dans le 14ème arrondissement de Paris, notre hôtel possède une localisation stratégique au cœur de la rive gauche.

Doté de 757 chambres (dont 21 suites) et d’un centre de conférence de 4800 m2 d'espaces polyvalents (offre exclusive pour Paris intra-muros), l’établissement propose un lieu de réception haut de gamme en plein Paris.

Nos équipes chaleureuses et multiculturelles ont à cœur d’offrir un service exceptionnel dans un environnement qui s’adapte à tous les besoins.

Si vous souhaitez faire partie de cette aventure, nous vous invitons à postuler !

RESUME DU POSTE

Sous la responsabilité du Directeur Evènements, l’Assistant Administratif Evènementiel – groupe Loisirs a en charge de regrouper et vérifier les factures des groupes loisirs et en lien avec les services Banquets, les différents points de ventes et la Réception, en tenant compte des spécifications de facturation (période, type de groupe, poste de facturation, TVA…) et des demandes particulières du client au regard du contrat final signé.

L’Assistant Administratif Evènementiel – groupe Loisirs assure le suivi de la facturation selon les standards en vigueur.

PRINCIPALES RESPONSABILITES

ü Collaborer étroitement avec le département Hébergement afin de connaitre l’historique des prestations et modifications des groupes loisirs.

ü Encaisser les acomptes au besoin.

ü Ouvrir et fermer les comptes de facturationgroupes loisirs.

ü Suivre le dossier groupe loisirs au niveau de la facturation globale jusqu’à l’envoi de la facture.

ü Créer et mettre à jour les factures proforma de tous les groupes loisirs de l’hôtel.

ü Vérifier et s’assurer de la conformité de la facturation (collaborer avec les différents services concernés pour une facturation précise et exacte et s’assurer des corrections éventuelles).

ü Effectuer la clôture des factures (PMs).

ü Assurer le suivi des factures globales (PM/ Pay Master) et participation aux réunions débiteurs (Credit Meeting).

ü S’assurer que les récapitulatifs de facturation sont préparés dans les délais impartis et selon les standards en vigueur.

ü Informer les différents départements de l’hôtel des régulations à effectuer et au besoin effectuer les régulations soi-même.

ü Effectuer l’ensemble des tâches de l’Assistant(e) Administratif(ve) Evènementiel lors de ses vacances et de ses jours de congés en semaine (notamment le suivi de facturation groupes affaires, séminaires et suivi des acomptes).

PROFIL DES COMPETENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES

FORMATION / EXPERIENCE / CERTIFICATION

ü Diplôme en comptabilité avec une première expérience significative dans l’évènementiel / Front office ou un domaine similaire serait préférable mais non obligatoire.

CONNAISSANCES REQUISES

ü Connaissances informatiques (Excel, Word, PowerPoint, Internet, etc.)

ü Connaissances de logiciels hôteliers

ü Connaissances du fonctionnement des différents départements opérationnels

ü Bonne compréhension et expression orale - Capacité d’écouter, de comprendre, d’expliquer ses informations et idées

ü Bonne compréhension écrite - Capacité à rédiger des courriers, notes de services, mémos, supports

ü Maîtrise de l’anglais (lu, parlé, écrit)

COMPETENCES REQUISES

üAdopter un comportement qui véhicule la confiance et le respect des autres. Donner une bonne impression et représenter l’entreprise en parfait accord avec ses valeurs.

Grande capacité à travailler en équipe et à développer les relations avec les autres départements.

üDévelopper et entretenir des relations basées sur une compréhension des besoins du client en adéquation avec les normes de service de l’entreprise.

üMaintenir un niveau de performance face aux changements ou aux défis dans l’entreprise. Démontrer de la flexibilité dans l’ajustement des priorités.

üCompétences techniques : Maîtrise des outils bureautiques.

APTITUDES REQUISES

ü Rigueur et sens de l’organisation grandement développés

ü Forte créativité

ü Autonomie, initiative et haut sens des responsabilités

ü Esprit de synthèse

ü Respect inconditionnel de la confidentialité des informations

ü Agir en adéquation avec la culture d’entreprise et la législation en vigueur

ü Discrétion et éthique professionnelle irréprochable

ü Polyvalence et flexibilité

ü Ouverture d’esprit

ü Sens du service client

ü Excellente présentation et qualités relationnelles

ü A l’aise dans un environnement de travail dynamique et rapide

Ce descriptif de poste est non exhaustif et peut être amené à évoluer dans le temps selon l’organisation et les besoins de la Société. Le titulaire peut donc être amené à accomplir d’autres missions. Par ailleurs, pour des raisons d’exploitation, il peut également être amené à travailler les week-ends, les jours fériés et la nuit sur toutes plages horaires.

Les établissements Marriott Hotels s'efforcent d'élever l'art de l'hôtellerie en innovant dès qu'ils le peuvent tout en préservant le confort propre à ce qui nous est familier partout dans le monde. En tant que collaborateur ou collaboratrice Marriott Hotels, vous nous aiderez à tenir notre promesse, celle d'une hôtellerie de qualité, toujours (« Wonderful Hospitality. Always »), en offrant un service attentionné, sincère et novateur qui respecte et développe ce patrimoine vivant. Avec notre nom synonyme d'hôtellerie partout dans le monde, nous vous accueillons avec fierté pour découvrir les possibilités de carrière chez Marriott Hotels. En rejoignant Marriott Hotels, vous intégrerez le portefeuille d'enseignes de Marriott International. Rejoignez une entreprise qui vous donne la possibilité de donner le meilleur de vous-même, de trouver un sens à votre vie professionnelle, de faire partie d'une équipe internationale d'exception et de devenir la meilleure version de vous-même.


JW Marriott fait partie du portefeuille d'établissements de luxe de Marriott International et se compose de plus de 100 superbes établissements situés dans les villes portes d'accès à leur région et dans les plus beaux sites de villégiature partout dans le monde. Pour JW, nos collaborateurs et collaboratrices passent en premier. Parce que si vous vous sentez bien, notre clientèle le sera aussi. Les collaborateurs et collaboratrices JW Marriott sont des personnes assurées, innovantes, authentiques et intuitives qui poursuivent l'héritage laissé par le fondateur de l'entreprise J. Willard Marriott, à qui l'enseigne doit son nom. Nos hôtels offrent une expérience de travail unique, où vous ferez partie d'une communauté et vivrez une véritable camaraderie avec un groupe de collègues varié. JW offre des opportunités de formation, de développement et de reconnaissance et, plus important encore, un endroit où nourrir vos passions dans un environnement luxueux qui met l'accent sur un bien-être holistique. Traiter notre clientèle de façon exceptionnelle, c'est d'abord prendre soin de nos collaborateurs et collaboratrices. C'est ce que nous appelons The JW Treatment™. En rejoignant JW Marriott, vous intégrerez le portefeuille d'enseignes de Marriott International. Rejoignez une entreprise qui vous donne la possibilité de donner le meilleur de vous-même, de trouver un sens à votre vie professionnelle, de faire partie d'une équipe internationale d'exception et de devenir la meilleure version de vous-même.