Assistant administratif h/f

UNIVERS INTÉRIM, votre agence vous apporte ses compétences en ressources humaines et en QHSE, vous accompagne à chaque étape de votre parcours professionnel dans le seul objectif de vous satisfaire. Nous recrutons des compétences mais aussi des personnes motivées prêtes à s'investir durablement à nos côtés et auprès de nos clients.
Nous recherchons pour notre client un ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F en CDI à LE TRAIT.
Missions :

L'assistant administratif H/F a la charge de coordonner et gérer les activités administratives liées aux prestations de service et de gestion des intervenants et sous-traitants, y compris le soutien administratif aux équipes qui gèrent et dirigent les services.

Généralités :

- Assurer le suivi administratif pour les prestations de services sur les sites dans le secteur géré. Les services comprennent, sans toutefois s'y limiter : les réparations et l'entretien, le nettoyage, la restauration, la vente automatique, la gestion des déchets, la lutte antiparasitaire, les services hivernaux, l'entretien des tissus, l'entretien du terrain, les services de réception, les services de navette et autres.
- Accueillir physiquement les visiteurs, collaborateurs et partenaires (prestataires).
- Faciliter les programmes clients y compris le développement de services, l'innovation, la durabilité et les initiatives d'amélioration continue
- Aider l'équipe de direction avec le soutien administratif général, y compris le traitement les arrangements de voyage, les rapports de dépenses, la présence des fournisseurs, les projets sur site, etc.
- Gérer l'exactitude, la production, la qualité et la conservation des documents du programme, ce qui peuvent inclure l'administration de sites SharePoint ou similaires.
- Assister aux réunions de l'équipes, des prestataires ou avec le client pour en faire les comptes rendus

- Participer à la gestion des incidents et à la planification, à la formation et à l'exécution de la continuité des activités
- Maintenir une bonne connaissance pratique de la législation pertinente en matière de santé et de sécurité
Minimum de 2 ans d'expérience dans un rôle similaire

Compétences requises :

- Être capable de comprendre et d'interpréter les instructions, la correspondance et les notes de service et de poser des questions de clarification pour assurer la compréhension.
- Être capable de rédiger des rapports de routine et de correspondance
- Être en mesure de répondre aux demandes de renseignements ou aux plaintes courantes des clients, des collègues et/ou des superviseurs
- Être capable de présenter efficacement l'information à un service interne et/ou à de grands groupes d'employés
- Être cohérent en rencontrant et en s'engageant avec de nouvelles personnes. Attitude chaleureuse et engageante. Capacité d'évaluer les circonstances, de faire preuve d'empathie et d'offrir de l'aide
- Être capable de comprendre et d'exécuter les instructions générales
- Avoir des compétences intermédiaires avec les produits de la suite Microsoft Office tels que Teams, Excel, Word, PowerPoint, Outlook, etc.
- Être capable et adopter les nouvelles technologies et les outils numériques ; tels que les applications, les bases de données, la gestion financière, la gestion des ordres de travail, les technologies cloud, les technologies et applications mobiles portables et les communications
- Avoir un réel intérêt à anticiper les besoins des clients et à contribuer positivement aux efforts de l'équipe pour fournir des services de haute qualité et conformes aux obligations contractuelles.

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