Comprendre son temps pour agir sur le monde. Sciences Po est une université de recherche internationale, ouverte sur le monde, qui se place parmi les meilleures en sciences humaines et sociales. Présente depuis plus de 150 ans, elle délivre sur ses sept campus une formation fondamentale dans cinq disciplines : économie, droit, histoire, sociologie, science politique. Pour contribuer à son essor, Sciences Po s'appuie sur des femmes et des hommes de talents dont la pluralité constitue une véritable richesse. Cette communauté de travail partage de profondes valeurs d'humanisme et des engagements affirmés en faveur de l'égalité des chances, la diversité et la transition environnementale. Quelle que soit votre expertise, travailler à Sciences Po, c'est mener une mission qui a un impact, un sens et une utilité collective.
La Direction des Affaires Internationales (DAI) pilote et coordonne la stratégie de la politique internationale de Sciences Po. Pour assurer ce rôle, elle met à disposition une expertise géographique sur les pays du monde et sur le développement universitaire à l'international. Elle accompagne les acteurs de l'offre de formation et de la recherche pour développer les partenariats à l'international. Elle anime les relations avec les pays du monde dans lesquels Sciences Po est impliqué. Elle établit enfin un plan stratégique de marketing-promotion à l'international et en France et veille à sa mise en oeuvre au niveau institutionnel. Sous la responsabilité du Directeur des Affaires internationales, membre du Comité exécutif de Sciences Po, vous apportez votre soutien dans l'ensemble de ses activités et l'assisterez dans le bon fonctionnement de la Direction.
Vous aurez un rôle d'interface privilégié pour son réseau interne comme externe, national et international.
Vous assurerez notamment les missions suivantes :
- Gestion d'agenda complexe et mouvant : organisation et suivi de rendez-vous et réunions : contacter les participants, réserver les salles, constituer et compiler les dossiers de préparation ; planification et gestion des déplacements du Directeur et de la Directrice adjointe (visa, feuille de route, plan de vol, programme, réservations d'hôtels, rendez-vous, documents préparatoires) ;
- Accueil des visiteurs de haut niveau internes et externes ; accueil téléphonique ; filtrage et réponses aux courriers et e-mails ;
- Elaboration des courriers et notes en anglais et en français ; rédaction, traitement et suivi de courriers divers et gestion du courrier ;
- Organisation de séminaires, réceptions, déjeuners, incluant la coordination avec les prestataires (traiteurs, planning, logistique) ;
- Gestion du budget du Directeur et prise en charge de tâches administratives et logistiques (Archivage digital, gestion des notes de frais) ;
- Centralisation et coordination des informations diverses émanant des collaborateurs de la Direction ;
- Coordination des réunions et événements pour une équipe d'environ 50 personnes, dans une optique de cohésion d'équipe ;
- Mobilisation en mode "projet" en fonction des besoins du service.
N.B : les activités listées ci-dessus sont susceptibles d'être modifiées / enrichies en fonction de l'évolution du service et des problématiques qui lui sont rattachées.
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