Assistante de direction

L’assistante de Direction contribue à la bonne réalisation de l’activité administrative et budgétaire de l'établissement

Il ou elle est le collaborateur direct du Directeur ou de la Directrice d’établissement.

Accueil téléphonique et physique :
- Assure la permanence téléphonique,
- Reçoit les résidents dans leurs demandes liées aux démarches administratives et de soutien

Administration générale :
- Contribue à la réalisation des documents administratifs pour les résidents,
- Met à jour les renseignements de dossiers individuels des résidents,
- Contribue à l’archivage administratif en lien avec le service archives municipales,
- Contribue à la planification d’activité en veillant à la gestion du planning de présence des agents.

Finances et comptabilité :
- Facturation et gestion des bons de commande
- Contribue à la vérification des éléments budgétaires liés à la fin de mois
- Régisseur suppléant,
- Vérification des éléments de facturation au service comptabilité
- Suivi du marché public alimentaire

Les « savoirs »

Connaissance de l’action publique et fonctionnement d’une collectivité

Connaissances en gérontologie,

Maitrise des logiciels bureautique (Word, Excel…)

« Les savoir-faire »

Connaissance des règles applicables la gestion d’une régie

Maitrise de l'outil informatique : traitement de texte, tableur, base de données

Traitement et saisie de documents

Accueil physique et téléphonique de public

Planification d’activité

Gestion de l'information, classement et archivage de dossiers

Qualités rédactionnelles, maitrise de l'orthographe

« Les savoir-être »

Qualité relationnelle

Sens du travail en équipe

Disponibilité et écoute

Rigueur et autonomie