Assistant(e) de direction (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Assistante de direction pour assurer le secrétariat de direction du Directeur Départemental et Directeur Départemental Adjoint du SDIS58 ainsi que celui du Directeur Administratif et Financier Missions / conditions d'exercice •Accueil physique et téléphonique
•Gestion des plannings : prises de rendez-vous, contacts téléphoniques, mise à jour des agendas, réponses invitations ,etc….(en binôme avec l’assistante du DAAF)
•Gestion et suivi des instances du SDIS : convocations, appel élus (quorum), procès-verbaux, transmission des délibérations au contrôle de légalité en Préfecture, réalisation du recueil des actes administratifs (en binôme avec l’assistante du DAAF)
•Organisation des déplacements : ordres de mission, réservation hôtelières, organisation de trajets
•Gestion du courrier de la direction : rédaction de divers courriers, enregistrement courrier au départ, suivi des parapheurs
•Suivi de l’avancée des dossiers pour le DDSIS et DDASIS
•Classement
•Gestion des mails génériques du SDIS : transfert des mails dans les différents services concernés
•Comité de direction : organisation des réunions et rédaction des relevés de décision
•Gestion du budget de l’administration générale : suivi du budget de l’administration générale (fournitures, affranchissement, documentation…). Engagement des sommes, suivi des crédits et des stocks (en l’absence de l’assistante du DAAF)
•Réalisation du rapport d’activités annuel : en lien avec le service communication
•Gestion du courrier : enregistrement du courrier arrivé en remplacement de l’assistante du DAAF Profils recherchés •Capacité relationnelle, rédactionnelle et
discrétion professionnelle
•Rigueur, organisation et anticipation
•Capacité à collaborer avec les autres
services (internes, externes, élus…)
•Maîtrise de l’outil informatique
•Capacité d’adaptation et de réactivité
•Sens du service public