Assistant / assistante de direction

Missions principales : assister les élus (Président, Vice-président.e.s) et l'équipe de direction, organiser les instances de la collectivité (comité syndical, commissions, bureaux etc.)
1/ Organisation de l'agenda et des déplacements des élus (Président, Vice-président.e.s), et de l'équipe de direction,
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des élus et de l'équipe de direction,
- Organiser les déplacements des élus et de l'équipe de direction,
- Établir une relation de confiance avec les élus, l'équipe de direction, les partenaires institutionnels,
- Organiser et planifier les comités de direction (CODIR),
- Réaliser les comptes-rendus du CODIR,
- Gérer la régie CB,

2/ Organisation des instances de la collectivité : comité syndical, commissions, bureaux, et autres réunions en concertation avec les élus et l'équipe de direction
- Planifier les différentes instances,
- Participer à la préparation de l'ordre du jour, et des rapports de présentation du comité syndical,
- Convoquer les membres du comité syndical,
- Réaliser le compte-rendu du comité syndical,
- Mettre en forme les délibérations et les communiquer au contrôle de légalité,
- Réserver des salles et commander des repas le cas échéant,

3/ Participation au bon fonctionnement de la direction générale
- Réaliser diverses tâches administratives (devis, bons de commande etc.),
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers,

4/ Accueil téléphonique pour les élus et l'équipe de direction, gestion du courrier de la collectivité
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers une personne compétente,
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur,
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques,
- Classer et distribuer le courrier entrant et sortant, ainsi que la boîte mail générique de la collectivité,

5/ Gestion des moyens généraux de la collectivité
- Assurer le lien avec les prestataires extérieurs, notamment avec la structure en charge de la maintenance informatique,
- Centraliser puis passer des commandes de fournitures,

Sujétions particulières :
- Comité syndical : 8 à 10 séances par an en soirée (18h30 - 20h30)
- Réunions avec les élus sur le temps du midi
Profils recherchés
SAVOIRS - SAVOIRS-FAIRE
- Connaître le contexte et les enjeux du SMICTOM et de son territoire
- Connaître le fonctionnement d'une collectivité territoriale
- Connaître les règles de déontologie de la fonction publique
- Savoir accueillir et identifier les demandes et les interlocuteurs à solliciter
- Expression orale et écrite de qualité
- Savoir partager et faire circuler l'information
- Savoir hiérarchiser les priorités
- Disposer d'un sens de l'analyse et de synthèse
- Maîtriser l'utilisation des outils informatiques et bureautiques

SAVOIR ETRE
- Discrétion et réserve
- Disposer d'une aisance relationnelle et d'élocution
- Avoir le sens du travail en équipe
- Être rigoureux, méthodique et autonome
- Avoir une bonne capacité d'adaptation, être réactif et dynamique

Contrat a duree déterminée 3 mois dans l'attente de la prise de poste d'un/une titulaire FPT

Experience: 1 An(s) - competences transferables

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Collecte des déchets non dangereux

SMICTOM VALCOBREIZH
Service public des déchets
toutes les info sur ce recrutement : https://www.emploi-territorial.fr/offre/o035250213000245-assistant-e-direction