1. Assister un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service - Assistante de Direction
● Assurer le secrétariat du pôle Solidarité et du CCAS
- Filtrer les appels et orienter les interlocuteurs en donnant les premiers éléments de réponse ou en s’assurant de relayer la demande à l’interlocuteur en capacité de les fournir,
- Assurer la circulation de l’information entre la direction et les différents services qui la composent,
- Organiser l’agenda et la prise de RDV du Responsable de Pôle et des élus en fonction des priorités, assurer la logistique des réunions et préparer les dossiers correspondants,
- Saisir et mettre en forme les courriers et documents de formes et de contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux de bord, diaporamas,
- Assurer la circulation des parapheurs, courriers, notes entre les différents services.
- Suivre les congés du Pole Solidarité,
- Contribuer au montage de tout dossier élaboré par la direction et suivre certains dossiers en autonomie.
- Classer et archiver les dossiers de la direction,
- Effectuer un suivi comptable (bon de commande) et ressources humaines (congés du Pôle et campagne des entretiens annuels),
- Suivre les conventions (locaux et projets) et assurances,
- Suivre les subventions aux associations,
- Actualiser les guides de procédures en lien avec le responsable hiérarchique,
- Entretenir des relations avec les assistantes des autres pôles, du secrétariat général ville.
● Préparer et suivre la Commission Communale Solidarité et le Conseil d’Administration du CCAS :
- Préparation de l’ordre du jour,
- Mise en forme définitive et envoi des délibérations et rapports,
- Convocation, affichage, compte-rendu,
- Courriers des aides attribuées (nominatives et organismes),
- Transmission des délibérations en Préfecture suivi des transmissions au contrôle de légalité,
- Suivi des statistiques du CCAS.
● Gérer l’Intendance :
- Gérer les plannings des salles (réservations),
- Gérer les demandes intervention aux Services Techniques, au service mutualisé informatique…
- Gérer le matériel et les stocks de consommables.
2. Encadrer les agents d’accueils et de secrétariat du pôle Solidarité - Manager
En lien avec les agents d’accueil, vous accompagnez au quotidien et serez facilitateur auprès de vos équipes pour :
- Le 1er accueil des administrés : Identifier, qualifier la demande et l’orienter vers les services ou les professionnels concernés
→ Animer, organiser les espaces d’accueil et d’information correspondant aux principaux champs d’intervention du pôle Solidarité
→ Accueillir le public physiquement / téléphoniquement / Prise de RDV/ faciliter la complétude du logiciel métier Malléo (salle attente, dossier foyer…)
- La gestion administrative d’accueil :
→ Encaisser les participations des épiceries/cité pass/melodie et symphonie pass/REAPP après vérification des droits des usagers, mettre à jour le logiciel de suivi,
→ Créer les dossiers de demande d’aide dans le logiciel MALLEO,
→ Préparer la commission permanente du CCAS chaque semaine,
Pour ce faire, vous :
- Organisez l’activité du service et effectuez les ajustements nécessaires
- Animez les réunions de service et organisez la diffusion de l’information auprès des équipes
- Veillez à la réactivité et à la qualité des services rendus
- Organisez les équipes de manière à garantir cohésion et transversalité
- Participez aux recrutements, évaluez les compétences, contribuez au développement professionnel des agents placés sous votre responsabilité et identifiez les besoins de formation collectifs et individuels du service
- Formez au besoin les collaborateurs
- Faites appliquer les normes et dispositifs de la collectivité
MISSION COMPLÉMENTAIRE : Remplacement en accueil en cas d’absence d’un agent
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.