Assistant de direction (h/f)

La direction de l’éducation est organisée autour de plusieurs services :

• Direction : 1 agent

• Service Entretien et Restauration collective : 4 agents

• Les Affaires Scolaires : avec un directeur adjoint de service : 5 agents au total

• Le service Animation Enfance et Jeunesse : 2 agents

• Le service Ressources : 6 agents

• Une mission qualité restauration : 3 agents

• Une assistance de direction : 1 agent

Les structures et le personnel :

• 7 écoles maternelles et 7 écoles élémentaires.

• 7 accueils ALSH maternels, 6 ALSH élémentaires, 1 ALSH collégiens (11-14 ans), l’ALSH de Villelouvette à Egly pour les élémentaires (ouverture printemps et été), 3 clubs de prévention 8/13 (accompagnement à la scolarité : CLAS), le dispositif tickets sports, l’Espace Jeunes Michel Saint Martin (14-17 ans), un point information jeunesse (PIJ).

• 360 personnes travaillent au sein de la direction de l’Éducation hors enseignants (175): personnels administratif (22), de l’animation (200 dont 75 titulaires), ATSEMS (60), de restauration scolaire et d’entretien des locaux (115), et gardiens (5))

Au sein de la direction de l’éducation, l’assistant(e) de direction facilite l’organisation du travail des personnels via le recueil des demandes des administrés et des autres services, il ou elle assiste la direction quant à la transmission desdites informations et la diffusion du courrier. Il ou elle facilite ainsi la transversalité entre chacun et contribue ainsi à la mise en œuvre des orientations municipales en matière de politique éducative et jeunesse de la collectivité. Il ou elle est associée aux projets de service, rédige les comptes rendus de réunion et les courriers toutes fonctions confondues.

Les activités du poste

• Gestion du courrier de toute la Direction (réception, distribution, projets de réponse), suivi de l’agenda de la directrice, gestion des appels téléphoniques et des rendez-vous des cadres,

• Rédaction des comptes rendus de réunions de service et interservices (Elus, direction, cotech, conseils d’administration de la caisse des écoles, directeurs écoles, chefs de cuisine, animateurs, réunions projets …),

• Liaison élus et cabinet du Maire, relations avec les administrés, les partenaires extérieurs et les services municipaux,

• Secrétariat administratif : certificats administratifs, conventions, lettres, publipostage, saisies des heures supplémentaires, traitement des demandes des administrés et mise en relation avec les interlocuteurs compétents en fonction des demandes,

• Participation aux projets de service (modernisation des circuits, dématérialisation logiciel courrier …)

• Suivi des données, tableaux de reporting,

• Gestion des projets de la caisse des écoles (arrêtés Air Délib, conventions, fiches projets, organisation des spectacles de la caisse des écoles, commande de livres et jeux, rédaction et suivi des contrats prestataires,

• Bons de commande, caisse des écoles, maitrise du circuit finances

Les compétences générales
- Code de l’Education et réglementation des accueils de mineurs collectifs, droit de la famille (notions de base),
- Environnement territorial,
- Procédures administratives et rédaction de conventions,
- Capacité rédactionnelle,
- Utilisation des logiciels Finances, Famille, Métiers, et bureautique.

Les connaissances techniques
- Rédaction administrative et sens de la synthèse,
- Capacité à hiérarchiser les tâches,
- Capacité d’organisation,

Les savoirs-êtres
- Rigueur,
- Respect des délais,
- Sens de l’organisation ;
- Discrétion professionnelle,
- Capacité de transversalité,
- Qualités d’écoute et sens du service public