Adjoint administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Emploi contractuel de cat. C
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs. Temps de travail Temps complet Management Non Descriptif de l'emploi - Assurer le relais dans la fonction d'accueil en l'absence de l'agent d'accueil
- Tenir et mettre à jour les dossiers individuels des agents
- Assurer le suivi de l'absentéisme ordinaire en lien avec la gestionnaire RH
- Suivre les visites médicales de la médecine du travail
- Saisie des variables de paye
- Suivre et gérer les adhésions au CAS/COS/MNT et autres mutuelles
- Assurer le suivi du plan de formation des agents en lien avec la gestionnaire RH
- Assurer le suivi du Document Unique en lien avec l'assistant de prévention
- Assurer le suivi du dispositif Aidants Aidés en lien avec la Référente prévention
- Assurer le secrétariat des Conseils d'Administration en lien avec la Directrice
- Assurer l'organisation des animations (omelette pascale, repas des aînés)
- Assurer l'archivage des documents du CCAS

Relations fonctionnelles :

* En interne :
En relation avec la Direction et les agents du CCAS
Les services liés à l'animation de la mairie (animation, culture, services techniques)
Les élus en charge de l'action sociale

* En externe :
En relation avec les associations et les écoles (animations) Missions / conditions d'exercice - Assurer le relais dans la fonction d'accueil en l'absence de l'agent d'accueil
- Tenir à jour les dossiers des agents
- Assurer le suivi de l'absentéisme en lien avec la gestionnaire RH
- Effectuer les déclarations auprès de l'assurance du personnel et vérification des montants remboursés
- Suivre et contrôler les droits à congés et autres autorisations d'absences
- Suivre et gérer les adhésions au CAS/COS/MNT et autres mutuelles
- Assurer le suivi du plan de formation des agents en lien avec la gestionnaire RH
- Assurer le suivi du Document Unique en lien avec l'assistant de prévention
- Assurer le suivi du dispositif Aidants Aidés en lien avec la Référente prévention
- Assurer le secrétariat des Conseils d'Administration en lien avec la Directrice
- Assurer l'organisation des animations (omelette pascale, repas des aînés)
- Assurer l'archivage des documents du CCAS
Participer à la vie institutionnelle et au projet organisationnel du CCAS

Conditions et contraintes d'exercice :

* Poste à temps complet
* Travail en équipe et pluridisciplinaire
* Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
* Respecter les délais
* Prendre en compte les procédures d'urgence dans les délais attendus
* Disponibilité, déontologie et secret médical
* Garant de la qualité
* Rythme de travail variable (périodes plus intenses en fonction de l'activité et du type de dossiers à traiter) et certaines semaines à temps complet sur les remplacements à l'accueil
* Charge mentale : contact direct avec le public à l'accueil, multiplicité des tâches, gestion simultanée de différents dossiers
* Risques de tension dans la relation au public
* Travail en bureau et sur écran
* Accueil physique et téléphonique
* Autonomie importante dans l'organisation du travail
* Garant de l'image du service public (attitude, comportement, tenue vestimentaire)
* Sens du service public Profils recherchés Exigences requises :
* Niveau requis :
Bac
* Formations et qualifications souhaitées :
Formation dans le domaine du secrétariat

* Compétences nécessaires :
- Compétences professionnelles
Accueil physique et téléphonique
Secrétariat courant

- Compétences techniques
Traitement de texte et tableur Excel

- Qualités relationnelles
Confidentialité
Etre autonome et force de proposition
Etre à l'écoute
Savoir travailler en équipe
Savoir rendre compte
Savoir s'adapter (à la situation et au type de public)
Savoir prévenir et gérer des conflits
Savoir mettre en relation des correspondants, intervenants
Etre organisé, rigoureux et méthodique
Savoir prioriser son activité
Etre efficace et réactif