Assistant de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Management Non Descriptif de l'emploi Rattaché(e) à la Direction Générale des services, vous serez en chargé(e) de l’assistance de la Direction Générale, de la gestion du courrier et des parapheurs et de l’organisation des cérémonies protocolaires. Missions / conditions d'exercice Missions d’assistance de la Direction Générale :
◦Gestion du courrier entrant et sortant, enregistrement du courrier dans le logiciel métier, suivi des réponses ;
◦Gestion de l’accueil physique et téléphonique de la Direction Générale ;
◦Suivi de l’agenda et organisation des réunions pour le compte du DGS et de la DGA ;
◦Assistance des Directeurs Généraux dans leurs missions notamment par la rédaction de courriers, de comptes-rendus, de notes, le suivi de tableaux de bord ;
◦Préparation et participation au comité de direction ;
◦Préparation et suivi du budget de la Direction Générale.

Missions d’assistance pour les cérémonies protocolaires :
◦En collaboration avec le Cabinet du Maire, assure l’organisation des cérémonies protocolaires (8 mai, 14 juillet, 11 novembre, vœux…) : commandes, réunions ponctuelles avec les partenaires, organisation logistique en lien avec la cellule de coordination ….

Missions autres :
oSuppléance téléphonique de l’assistante du Cabinet en cas d’absence. Profils recherchés Savoir-faire
•Techniques de secrétariat (prise de notes, etc.)
•Règles de l’expression orale et écrite de qualité
•Principes rédactionnels de notes, courriers, compte rendu
•Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint…) et appétence pour les logiciels métiers (courrier, comptabilité, …)
•Tableaux de bord, outils de planification et suivi

Savoir-être
•Capacité de travail en équipe ;
•Méthode et rigueur ;
•Polyvalence et réactivité ;
•Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
•Autonomie, prise d’initiatives ;

Conditions de travail :
-Adaptation des horaires de travail en fonction des nécessités du service (présence ponctuelle requise pour des réunions en soirée ou occasionnellement lors des cérémonies protocolaires)