Assister le DGA et le chargé de missions dans leurs fonctions administratives
Activités d'Assistant de DGA
- Garantir l'accueil physique et téléphonique : réceptionner les appels téléphoniques, orienter et renseigner les interlocuteurs
- Gérer le courrier arrivée et départ sous le logiciel Elise ainsi que les documents parvenant à la DG sous parapheurs :
vérification de la bonne présentation des documents et prise de contacts avec les services rédacteurs le cas échéant
- Réaliser des travaux bureautiques, mettre en forme et transmettre les documents de la DGAACEJ
- Préparer le planning des congés du DGA et des Directions
- Garantir la gestion des fournitures et des besoins techniques de la DGACEJ
- Enregistrer, classer les documents
- Assurer le suivi des sessions n lien avec les chargés de mission (organisation des Pré-CET, veiller au respect des délais de
remise des rapports et au suivi dans Gedelib)
- Organiser l'agenda du DGA : planifier, préparer les rendez-vous et réunions du DGA
- Suivre l'ensemble des activités du DGA
- Organiser et suivre les déplacements du DGA
- Préparer les fonds de dossiers pour les réunions du DGA
- Recueillir, traiter et/ou transférer en continu les informations relevant du DGA afin d'assurer le lien avec les directions et
services de la DGACEJ, ainsi qu'avec la Direction Générale des Services et le Cabinet
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