Le secrétariat assure la diffusion et la sélection des informations concernant l'ensemble des courriers et des dossiers traités par la direction.
Le secrétariat est amené à avoir un rôle d'assistance auprès de la Direction dont il assure le secrétariat, l'enregistrement des courriers et de la documentation administrative.
Les activités du service
- Gestion du standard téléphonique ;
- Filtrage des appels ;
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- Enregistrement et répartition du courrier entrant ;
- Frappe de courriers ;
- Mise en forme de documents ;
- Frappe de notes de services, d'informations à la population pénale ;
- Assure la diffusion des informations générales ;
- Assure la diffusion des notes de service au personnel ;
- Gère les délégations de signature ;
- Assure le suivi des permanences et des astreintes ;
- Gère les autorisations d'accès : demande de B2 ;
- Suit le planning d'occupation de la salle de réunion ;
- Archive et classe les documents, notes de service, courriers divers ;
- Gère la création des cartes d'accès de l'établissement ;
- Gère les cartes de parking intervenants ;
- Suit la labellisation RPE
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