Vous aimez aller à la rencontre des autres ? Vous avez envie de travailler dans une entreprise à taille humaine dans le secteur social ?
Alors nous vous attendons !
La Fondation AJD recrute un/une assistante de direction pour son siège social à Caluire et Cuire (proche de Lyon).
Siège social de la Fondation
L’assistant(e) de direction est basé(e) au siège de la Fondation. Sous la responsabilité directe des trois membres du directoire et en dernier recours du Directeur Général, l’Assistant(e) de direction est une clé du fonctionnement de la Fondation dont il/elle assure :
D’une part l’organisation de la fonction accueil
D’autre part le suivi puis le classement des différents dossiers
Enfin la réalisation de certaines activités spécifiques
Description du Poste
Il/elle organise la fonction accueil :
L’accueil physique et téléphonique au 3 montée du petit Versailles ; la qualité de vie des équipes résidentes ou venant sur le site (en lien avec le DGA) ; la participation des mécènes et donateurs (en lien avec la responsable des partenariat et responsable communication)
L’accueil téléphonique avec le filtrage qui en découle
Il/elle assure le secrétariat de direction pour le compte des 3 membres du directoire :
Gestion agenda, planning, rendez-vous, suivi des différentes instances et notamment préparation des dossiers, convocations, ….
Maîtrisant l’outil numérique, il/elle se dote d’un chrono et de tableaux de bord pour la gestion des différents dossiers dont il/elle a la charge du suivi.
Gestion Electronique des documents du siège et de la Fondation
Rédaction des courriers
Suivi des procédures légales à mettre en œuvre : information Préfecture, si besoin porter le point aux instances idoine, votes, procès-verbaux, etc.
Participation aux réunions mensuelles de fonctionnement des salariés du siège et au Conseil de Surveillance dont elle rédige les comptes rendus ou procès-verbaux
Organisation logistique des différentes réunions (salle, repas, prise de contact avec les prestataires)
Il/elle assure la circulation de l’information entre la Direction Générale et les différents services (fonctions supports, établissements et partenaires)
Il/elle apporte un soutien particulier au service communication dans la gestion des dons notamment.
Il/elle a en charge le suivi des dossiers de Legs et d’Assurance Vie :
Constitution des dossiers et analyse des projets d’acte à destination ou en provenance des notaires en vue de leur acceptation par Directoire et/ou Conseil de Surveillance ; relations avec les intervenants impliqués dans les dossiers (notaires, assurances, préfecture, impôts, colégataires, agents immobiliers, …)
Suivi des Dossiers de succession et d’assurance vie de l’ouverture jusqu’à l’encaissement
Suivi de l’exécution des charges testamentaires
Il/elle met en place les procurations bancaires en lien avec les établissements et réalise les ouvertures de comptes
Il/elle gère des dossiers administratifs transversaux pour l’ensemble de la Fondation et les plateformes
Il/elle organise les évènements liés à l’activité de la Fondation
Profil souhaité
Confidentialité absolue, discrétion, rigueur
Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, psychologie, patience
Anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités, discernement
Savoir être réactif et disponible – Autonomie – Sens aigu de l’initiative
Capacité d’adaptation et gestion du stress
Maîtrise des outils de bureautique : connaissance des principaux logiciels : Word, Excel
Aptitude rédactionnelle, synthèse, prise de note
Bonne expression orale et écrite
Respect des procédures et des normes
Capacité à faire circuler l’information
Informations importantes
Poste à pourvoir dès que possible
Poste basé à Caluire et Cuire
Rémunération en fonction du profil et de l’expérience selon la grille de la CCN66
Les avantages
Tickets Restaurant
Prime Ségur
Remboursement des titres de transport (50%)
Congés trimestriels
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