Adjoint administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps complet Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Sous la directive du maire, l’adjoint administratif met en œuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale et soutient les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains. Missions / conditions d'exercice Missions / conditions d'exercice

1 - Accueillir, renseigner la population et instruire les dossiers sur les domaines de : l'état civil, les élections, l'urbanisme, l'aide sociale.
2 - Assister et conseiller les élus, préparer le conseil municipal, les délibérations, les commissions, les arrêtés du maire.
Prendre des notes, mettre en forme tous types de courriers, rédiger tous type de documents, comptes rendus
Constituer et mettre à jour tous dossiers
Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
Vérifier la validité des informations traitées
Gérer et actualiser une base d’informations, les tableaux de bords
Tenir les registres, transmettre les actes et en assurer la publicité
Participer à l’élaboration et la mise en œuvre de procédures
Classer et archiver les différents documents
3 – Aider à préparer, mettre en forme et suivre l'exécution du budget.
4 - Suivre les marchés publics et les subventions.
5 – Aider à la gestion la comptabilité : engagements de dépenses et titres de recettes.
6 - Aider à la gestion du personnel (gestion des temps, paie).
7 - Gérer le patrimoine communal et suivre les travaux.
8 - Gérer les dossiers d'urbanisme : forte expertise demandée.
9 - Gérer et développer les liens avec les structures intercommunales et les partenaires.
Rédiger et communiquer les documents administratifs aux usagers (actes d'état civil: naissance, mariage, décès)
Gérer le domaine funéraire
Inscription sur liste électorale
Assurer l'accueil en urbanisme et mettre en œuvre les décisions en matière d'urbanisme
Définir les besoins en matériels
Suivre l’état des stocks et transmettre les commandes de produits consommables
Gérer le courrier sortant des services : enregistrement, mise sous pli, affranchissement et envoi
Élaborer et suivre l’exécution d’un dispositif de rangement des documents papiers et informatique

Gérer le patrimoine et les équipements municipaux
Gérer les locations des salles et appartements communaux
Définir les besoins en matériels et équipements
Planifier la gestion des équipements
Évaluer le patrimoine et les risques

Assurer l’accueil téléphonique, physique et électronique du public
Représenter et valoriser l’image et les missions de la collectivité
Adapter sa communication à des publics différents
Gérer les mails entrants : consultation régulière et quotidienne et assurer une réactivité des réponses
Réceptionner, enregistrer, filtrer et adresser sans délai tout type de messages au bon interlocuteur en interne
Conseiller les agents /les collectivités sur les missions et le fonctionnement de la collectivité
Informer le public sur les missions et le fonctionnement de la collectivité
Renseigner et orienter le public vers les services externes compétents
Utiliser les moyens informatiques, bureautiques et matériels mis à disposition Profils recherchés - SAVOIRS :
- Plusieurs années d’expérience dans la fonction de secrétaire de mairie
- connaissance du territoire de PESMES
- connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale, les règles d'état civil et d'urbanisme ;
- connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;
- connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
- connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.

Connaitre et appliquer la législation funéraire
Connaitre et appliquer la règlementation en matière d'assurance
Connaitre la nature des actes produits par les communes, la hiérarchie des normes, les conditions de la mise en jeu de la responsabilité pénale
Connaître les méthodes et outils d'analyse et du contrôle des coûts
Connaître le cadre réglementaire de la délégation de service public
Connaître les règles d'urbanisme
Connaître la réglementation des ERP
Connaître le cadre réglementaire de la responsabilité civile et pénale
Connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats
Connaître des sources documentaires et d’informations
Connaître les techniques de secrétariat
Connaitre et utiliser les techniques d'élaboration des tableaux de suivi des activités et des tableaux de bord
Savoir rédiger les différents types de documents administratifs
Appréhender les méthodes de classement et d’archivage
Connaître les techniques de la dématérialisation de documents
Avoir une bonne connaissance des outils bureautiques courants (Word, Excel, Powerpoint, publisher)
Connaitre et utiliser le standard téléphonique, les annuaires, internet, les progiciels liés à son poste
Connaître les techniques de gestion de conflits (à approfondir)
Connaître les techniques d’accueil physique et téléphonique, notamment savoir conseiller, informer, accueillir, orienter
Connaître les techniques de communication
Connaitre les techniques de la gestion du temps et l'organisation de son travail

- SAVOIR FAIRE :

- Polyvalence dans les fonctions
- respecter les délais réglementaires ;
- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
- préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières ;
- préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;
- élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;
- contrôler et évaluer les actions des services ;
- piloter, suivre et contrôler les activités des agents dans le cadre de la prévention.

- SAVOIR ETRE :
- savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
- avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
- bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.
Savoir situer son poste dans l’organigramme
Être ponctuel, respecter les horaires de travail
Sens du service public
Sens de la hiérarchie
Esprit d’équipe
Savoir rendre compte
Etre rigoureux, efficace, réactif et consciencieux
Faire preuve de disponibilité et d’adaptation
Qualité relationnelle, diplomatie, disponibilité