Assistant administratif

Placé(e) sous la responsabilité de l’assistante de direction,

Placé(e) sous la responsabilité de l’assistante de direction, vous aurez pour missions :

. Accueil physique et téléphonique de l’ensemble du site et des 4 directions et gestion des renvois d’appels vers le secrétariat

. Réception traitement et suivi des requêtes

. Réception traitement et diffusion d’informations

. Réalisation de travaux bureautiques pour les services

. Tri / classement archivage de documents

. Gestion du courrier départ/ arrivée de l’ensemble du site et des 4 directions

. Traitement administratif et classement des dossiers sécurité / manifestations

. Comptes rendus des réunions de service - Rédaction

. Dossiers certificats d’urbanisme : accuser réception

. Documentation et recherches

. Gestion des fournitures

. Organisation astreintes (fiche + transfert téléphone)

. Fiches procédures : création et mise à jour

. Suppléance organisation astreintes

Formations et expériences requises

. Formation secrétariat,

. Maitrise des outils et logiciels bureautique,

. Maitrise des règles d’orthographe, syntaxe, grammaire, expression orale et écrite de qualité,

Compétences et qualités requises
- Connaissance des techniques liées à la fonction
- Maîtrise des Procédures / Réglementation
- Engagement et sens du service public
- Maîtrise des outils informatiques et capacités rédactionnelles,
- Capacité d'analyse, prise d’initiatives, autonomie et réactivité,
- Capacité d’adaptation, communication, qualités relationnelles et diplomatie
- Être force de proposition, faire preuve d’organisation, de rigueur et de discrétion
- Esprit d’équipe et de coopération
- Sens de l’organisation et de la communication

Condition d’exercice du poste :
- Temps complet : 39h/semaine (CA + RTT)
- Horaires quotidiens du poste : soit 8h-12h et 13h30-17h30 (17h le vendredi) soit 8h30-12h et 13h30-17h30 (17h le vendredi)
- Bruit
- Position de travail (répartition assis/debout) : 90 % assis / 10 % debout
- Recrutement par voie statutaire, ou à défaut, par voie contractuelle
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire + Prime annuelle versée en deux fois (juin et décembre)
- Adhésion au CNAS (agent titulaire) + CE
- Accès au restaurant administratif AGORA
- Compte Epargne Temps
- Participation, à hauteur de 75%, aux frais de transport sur abonnement Domicile/Travail
- Possibilité de télétravail, sous conditions d’éligibilité
- Prime de mobilité durable