Assistant-e de direction

Rejoignez une direction Générale du Numérique hors norme

En se dotant d’un service numérique commun de plus de 340 collaborateurs, Bordeaux Métropole et les 19 communes mutualisées ont construit un système d’information innovant et sécurisé unique en France. Ils ont ensemble adopté sept ambitions numériques pour répondre de manière efficace et partagée aux enjeux de demain.

Votre future direction

Vous rejoignez un pôle, composé de quatre directions en charge des études et programmes numériques. Ce pôle travaille en lien étroit avec les métiers pour permettre le développement cohérent des programmes numériques à destination de la population et des agents en interne, dans l’ensemble des champs de compétence de la métropole et des communes mutualisées.

Dans l’écosystème en mouvement des Programmes Numériques, vous serez bien plus qu’un(e) simple assistant(e). Vous serez le facilitateur(trice) qui aidera au fonctionnement de chacun, le maillon précieux garant du confort et de la fluidité de tous.

Sur ce poste d’assistant(e), vous serez amené(e) à :
- Jouer un rôle de coordinateur(trice)

• Être le bras droit de l’adjoint au Directeur Général

• Faciliter et fluidifier les démarches administratives tout en étant garant(e) de leur bon respect

• Contribuer à la bonne communication interne et aux échanges entre service,

• Relire et mettre en forme les différents documents : courrier, note, support de présentation
- Gérer les agendas

• Assurer la bonne gestion des agendas, en veillant à l’organisation de la logistique, à la disponibilité des participants et au partage des attendus

• Alerter quant au respect des échéances et relances
- Être le/la Correspondant(e) Ressources Humaines

• Accompagner chaque collaborateur dans la gestion de son temps de travail en lien avec le service RH déconcentré

• Faciliter l’intégration des nouveaux arrivants en anticipant leurs besoins (locaux, matériels, etc

• Alerter le service RH de tous les sujets du pôle
- Logistique

• Orchestrer les ressources, anticiper, organiser, fluidifier seront vos challenges afin de faire en sorte que chaque détail contribue à l’harmonie générale

Votre Essence Professionnelle se décline en
- Capacités d’adaptation

• Vous avez une première expérience en collectivité et connaissez les rouages administratifs et les procédures territoriales

• Vous avez une appétence pour les outils numériques et la communication écrite
- Talents Opérationnels

• Vous avez une expérience et des outils pour gérer les agendas

• Réactif(ve) et autonome, vous savez orchestrer des plannings stratégiques et gérer les urgences et priorités

• Discret(e), vous êtes une écoute bienveillante auprès des équipes

• Vous avez des qualités rédactionnelles et maitrisez les différents outils bureautiques

• Organisé(e) et rigoureux(se), vous avez une maitrise de la gestion électronique des documents et de l’archivage

• Disponible et investi(e), vous êtes motivé(e) par le travail en équipe et la partage d’informations

Un profil rare : L’art de rendre l’administration vivante et fluide