Assistant / assistante de direction (h/f)

Spécialisé dans les activités d'installation d'équipements sanitaires, thermiques et de climatisation, notre Groupe recherche un.e assistant.e de direction pour seconder le Président du Groupe dans la gestion quotidienne de l'activité. Vous occuperez un véritable poste clé et assurerez la gestion quotidienne de votre équipe composée actuellement de 5 techniciens, en travaillant en lien avec les services supports du Groupe (direction, comptabilité, RH) basés à Villeneuve Tolosane (31270).
Ainsi, tout en garantissant un service clientèle d'excellence et de proximité, vous prendrez notamment en charge et en toute autonomie les missions suivantes (liste non limitative ni exhaustive) :

- Accueil physique et téléphonique, gestion des mails,
- Suivi fonctionnel de la prise en charge des appels,
- Planification et suivi opérationnel des interventions (prise de RV, planning des techniciens),
- Gestion des dossiers clients : création, suivi et mise à jour, établissement des fiches d'intervention, des devis, de la facturation, des commandes .
- Gestion des contrats clients d'entretien annuel des équipements
- Relationnel avec les fournisseurs : demande de chiffrage, commande de matériel, enregistrement des réceptions.
- Missions comptables : saisie des factures, relances clients et suivi des règlements, des impayés et mise en recouvrement, remise des chèques en banque.
- Missions RH : gestion quotidienne de l'équipe, données préparatoires à la paie (suivi des heures des techniciens, des variables de paie..), démarches administratives .
- Classement et archivage, numérisation de documents.

Vous exercerez principalement vos fonctions au siège de l'entreprise situé 17 avenue de l'URSS à Toulouse (31400) mais vous pourrez être régulièrement amené.e à vous déplacer dans les locaux du Groupe situés à Villeneuve Tolosane (31270).

Image d'entrée de l'entreprise, sens du service et satisfaction client sont vos mots d'ordre dans un domaine d'activité qui n'a pas de secret pour vous. Vous avez le sens du contact, l'aptitude à travailler dans un environnement dynamique et vous recherchez la polyvalence dans vos missions. Votre capacité d'adaptation et d'analyse vous donne les moyens de gérer parfaitement les priorités et les contraintes et vous n'hésitez pas à prendre des initiatives.
Vous possédez impérativement un excellent niveau d'expression écrite et orale et vous maîtrisez les outils bureautiques. Rigoureux.se, organisé.e, curieux.se, vous appréciez le travail d'équipe, vous possédez un esprit positif et vous êtes motivé.e pour vous investir durablement dans une entreprise à taille humaine.

Poste :
CDI 39h/semaine (7h30/12h30 - 13h30/16h30 du lundi au jeudi et 7h30/12h30 - 13h30/15h30 le vendredi
Qualification ETAM

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Accueillir, orienter, renseigner un public,Animer, coordonner une équipe,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer un accueil téléphonique,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser et contrôler un approvisionnement,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Travaux d'installation d'équipements thermiques et de climatisation

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.