Assistant administratif / assistante administrative

Descriptif du poste :

Au sein du centre intercommunal d'action sociale (CIAS) sous l'autorité du DGA, vous exercez au sein du service d'aide à domicile et ferez le relais entre les bénéficiaires et les agents

Positionnement fonctionnaire hiérarchique :
Structure d'appartenance : CIAS DU PAYS FOYEN
Poste N+1 : DGA Service à la Population et la Cohésion Sociale

Missions du poste :

- Accueil téléphonique/ physique
- Transmission des informations montantes et descendantes (agents, bénéficiaires, pôle administratif)
- Traitement des demandes courantes et récurrentes des bénéficiaires et agents ne nécessitant pas l'approbation du Responsable du Service
- Contact avec les familles des bénéficiaires
- Suivi et réajustement quotidien des plannings (remplacements si arrêts de travail, modifications planning diverses, en informant bénéficiaire et salarié)
- Suivi des badges bénéficiaires (encoder les nouveaux, réencoder si défectueux, commande)
- Formation téléphonique + paramétrage + console domatel
- Gestion logistique SAAD (commande fourniture, badge, téléphones, blouses.)
- Réception courriers, distribution
- Réception des prises en charge + scan Implicit + Transfert à l'agent en charge de la facturation
- Suivi des CA, des absences (indispos, arrêts maladies, CET) et saisie dans implicit. Consultation du Responsable de Service si nécessaire pour validation.
- Suivi des hospitalisation usagers
- Portage repas (Réception des demandes, mise en place, suivi, liaison.)
- Anniversaire, condoléances
- Astreinte administrative

Savoirs généraux :

- Maitrise du logiciel implicit
- Connaissance en matière de Sociale et médicaux sociale
- Relationnel avec les bénéficiaires et les agents

Moyens mis à disposition :

- Bureau
- Ordinateur
- Téléphone portable
- Véhicule communautaire pour déplacement

Infirmations complémentaires :

CDD de remplacement de 1 mois renouvelable, 35heures par semaine, 1900€ brut

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Définir des besoins en approvisionnement,Maîtrise logiciel Implicit

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.