Agent administratif polyvalent (h/f)

Agent administratif polyvalent / agent d’accueil

1 – Accueillir, renseigner la population et instruire les demandes sur les domaines de :
- L’urbanisme : recevoir et suivre les dossiers d’urbanisme en lien avec le service ADS de la CDCBA ;
- L’état-civil : préparer les actes d’état-civil et tenue des registres ;
- Les élections : organisation matérielle des élections et résultats et tenue des listes électorales. Application REU ;
- L’aide sociale.

2 – Secrétariat divers :
- En lien avec le Maire : établir les courriers divers aux organismes, administrés, arrêtés du maire, etc…
- Gestion et suivi du cimetière : mise à jour permanente du fichier du cimetière ;
- Communication : suivi des e-mails de la collectivité, gestion, animation du site internet, veiller à l’affichage ;
- Gestion du planning de réservation des salles ;
- Archivage ;
- Recensement militaire ;
- Débits de boisson ;

L’agent est polyvalent, il assure, par exemple, le remplacement du secrétaire général en son absence, notamment sur les missions urgentes qui ne peuvent attendre son retour.

Dans le cadre de ses missions l’agent peut être amené à effectuer ponctuellement des tâches qui ne sont pas listées dans la présente fiche.

Polyvalence du poste afin d’assurer la continuité du Service Public.

- SAVOIRS :

o Connaissance générale sur le fonctionnement des collectivités ;

o Connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;

o Connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d’état civil et d’urbanisme ;

o Connaître les règles juridiques d’élaboration des actes administratifs ;

o Connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.
- SAVOIR FAIRE :

o Accueil – standard – information et communication : accueillir le public avec amabilité, renseigner en s’exprimant clairement, reformuler les demandes ;

o Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, identifier et gérer la demande et son degré d’urgence ;

o Respecter les délais réglementaires ;

o Savoir gérer la polyvalence et les priorités ;

o Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;

o Elaborer et animer un dispositif d’accueil de la population ;

o Contrôler et évaluer les actions des services ;

o Maîtrise des outils informatiques, de logiciels métiers (état-civil, élections, cimetière), internet ;

o Mettre à jour ses connaissances, rechercher les informations ;

o Gérer les situations de stress ;

o Qualités rédactionnelles et de synthèse.
- SAVOIR ETRE :

o Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d’écoute et de compréhension ;

o Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;

o Bénéficier d’excellentes qualités relationnelles et capacité à travailler en équipe ;

o Adaptabilité lors des amplitudes de travail non régulières (élections, recensement de la population ou divers manifestations) ;

o Polyvalence du poste afin d’assurer la continuité du Service Public.

• Indicateurs d’appréciation des résultats :

Qualité de l’accueil

Qualité des renseignements

Respect des procédures

Qualité d’ambiance du travail

Réactivité dans la gestion et le traitement des dossiers