Alternant assistant administratif h/f à lapalud (videal 84)

Description

Le Groupe VIDEAL est un acteur engagé de l’Economie Sociale & Solidaire depuis plus de 25 ans.
Nous contribuons à la construction d’un projet d’innovation sociale & sociétale, qui allie solidarité et diversité, qualité de vie au travail, agilité, réactivité, projets en mode collaboratif …
Nous nous engageons à offrir aux entreprises, grâce à des produits et des services de qualité, un partenariat durable, solidaire et sociétal (RSE).

Vous avez envie de travailler autrement ? De donner du sens à votre emploi ? De partager un état d’esprit ?

Afin de renforcer notre équipe administrative, nous recherchons notre un(e) Alternant(e) Assistant(e) Administratif(ve).


MISSIONS LIEES AU POSTE :

1- Soutien aux services :

1. – Relais administratif auprès des services
2. – Saisir les commandes dans notre logiciel DIVALTO
3. – Saisir les informations dans notre logiciel DIVALTO en vue de l’édition des bons de commandes, de livraisons, la mise à jour tarifaires, les inventaires, …
4. – Transférer les commandes en bons de livraison à l’issue des interventions
5. – Participer à la mise à jour des plannings exploitation, véhicules, relevés d’heures


2- Facturation fournisseurs et clients de l’ensemble des services du site

Fournisseurs :

6. – Réceptionner les factures et les dispatcher au service concerné pour validation
7. – Après validation transférer les bons de réception en facture sur Api / Divalto
8. – Scanner puis enregistrer les factures dans les fichiers fournisseurs et comptables sur le serveur

Clients :

9. – Contrôler les éléments de la facturation (commandes, bons d’intervention/livraison, frais de port…)
10. – Saisir les factures dans le logiciel de gestion (API / Divalto) ou transférer le bon de livraison/intervention
11. – Vérifier les factures avant envoi : numéro de commandes, éléments de dématérialisation, coordonnées…)
12. – Effectuer les relances


3- Accueil sur site et téléphonique

13. – Accueil physique des clients / fournisseurs / transporteur et visiteur sur site
14. – Orienter en fonction de leurs demandes vers les services ou personnes concernés
15. – Accueil téléphonique : prendre les messages ou orienter vers les personnes concernées


4- Missions administratives

16. – Effectuer les remises en banque des chèques reçus
17. – Réceptionner le courrier et le dispatcher
18. – Affranchir et déposer le courrier + commander des enveloppes et timbres
19. – Suivre les véhicules : contrôle technique – suivi des entretiens courants – suivi du carburant sur Excel
20. – Une fois par an, éditer les attestations UB (unités bénéficiaires) et les adresser aux clients concernés (publipostage)

CONNAISSANCES :

21. Maitrise PACK OFFICE et logiciel de gestion compta et commercial


SAVOIR-ÊTRE :

22. – Rigueur et organisation
23. – Autonomie
24. – Capacité d’adaptation
25. – Bienveillance
26. – Réactivité
27. – Bon relationnel client


SPÉCIFICITÉS DU POSTE :

28. – Prise de poste : dès que possible
29. – Horaires : 8h30h- 12h – 12h30 -16h
30. – Personnes titulaires d’une RQTH


Les candidatures sont à adresser à :

ROBIC Marine – Videal 84, 35 ZA l’enclos 84840 LAPALUD
m.robic@grooupevideal.net