Assistant de direction du sous-préfet des andelys h/f

Emploi type : ASSISTANT DE
DIRECTION
CODE EMPLOI : FPDIR038
Groupe IFSE 1

Votre environnement professionnel Activités du service

La sous-préfecture des Andelys incarne à l'échelle de l'arrondissement (185 communes et 4 établissements de coopération intercommunale), l'État au plus près des territoires et met en oeuvre les politiques publiques « au dernier kilomètre ». Outre la place qu'occupe la sous-préfecture dans la représentation de l'État au niveau de l'arrondissement, le sous-préfet et ses agents assistent au quotidien le préfet dans le contrôle du respect des lois et des règlements et concourent au maintien de l'ordre public et à la sécurité des personnes. Le sous-préfet anime et coordonne l'action des services de l'État et participe à l'exercice du contrôle administratif et du conseil aux collectivités territoriales.

Vos activités principales :
Doté d'un sens aigu de l'organisation, faisant preuve de méthodologie et d'une grande discrétion, l'assistant de direction, secrétaire du sous-préfet est un agent essentiel au fonctionnement de la sous-préfecture et à son organisation. A ce titre, vos activités principales consistent à :
1/ Assurer le secrétariat particulier du sous-préfet :
- Gérer son agenda et ses déplacements.
- Constituer les dossiers du sous-préfet en prévision des réunions et déplacements.
- Réceptionner, orienter et traiter des appels téléphoniques et mails.
- Accueillir les personnes reçues par le sous-préfet.
- Rédiger des courriers et correspondances.
- Assurer l'organisation matérielle de réunions et réceptions organisées par la sous-préfecture en ses murs et en dehors.
2/ Assister le secrétaire général :
- Veiller à la mise à jour et à la cohérence de son agenda,
- Planifier et organiser des réunions placées sous son autorité,
- Rédiger des courriers et correspondances, mettre en forme des présentations et diaporama.
- Assister le secrétaire général dans l'organisation des réunions des maires de l'arrondissement.
3/ Assurer la coordination des missions support de la sous-préfecture :
- Assurer un dialogue constant avec le chauffeur du sous-préfet pour fiabiliser et sécuriser les déplacements.
- Assurer un dialogue constant avec les services du secrétariat général commun départemental notamment pour la programmation d'intervention techniques et de maintenance des bâtiments et pour la gestion des frais de déplacement du personnel.
- Créer des outils d'informations et de communication interne et externe,
- Assurer le suivi budgétaire de la sous-préfecture.