Au sein de la direction Coordination des Régions et des Délégations, vous appuyez les trois départements de la direction sur les tâches administratives et organisationnelles.
Vous assurez la gestion administrative des 3 départements :
- Appuyer les responsables en termes d’organisation ;
- Gérer les boites mail, courrier, téléphone, classement, archivage ;
- Élaborer, rédiger et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus, procédures administratives, documents de communication sur tout support ;
- Assurer l’interface avec les autres entités du siège et du réseau : pôle, département, délégation, régions et partenaires ;
- Participer et contribuer aux réunions et aux temps forts des départements ;
- Gérer les commandes et fournitures ;
- Gérer les notes de frais ;
- Contribuer à l’élaboration et au suivi du budget de chaque département ;
- Contribuer à la mise à jour du système d'information des acteurs du Secours Catholique.
De plus, chaque département requiert une assistance spécifique suivante :
> Pour le département « intégration et formation » (3 salariés), représente 60% de la mission:
- Piloter l’organisation logistique et administrative des sessions nationales (Communications, réservations, inscriptions, transports, liens avec les prestataires, constitution des dossiers des participants, préparation du matériel d’animation…)
- Contribuer aux réunions de préparation et de bilan avec le comité de pilotage des sessions ;
- Contribuer à l’organisation des sessions nationales de la vie associative de l’association ;
- Participer à certaines sessions pour assurer l’assistance sur site ;
- Participer aux réunions et contribuer à la vie du département ;
- Contribuer et participez à l'organisation de l'Assemblée Générale en juin chaque année.
> Pour le département projets, (5 salariés), représente 20% de la mission:
- Contribuer à la préparation des documents soumis à validation de directions ou du CA ;
- Transmettre les documents vers les instances concernées et suivez les signatures des directions ou du CA ;
- Assurer le bon suivi des conventions avec des partenaires ;
- Participer ponctuellement aux réunions du département ;
> Pour le département Urgences France et Outre-Mer, 1 salariée, représente 20% de la mission :
- Contribuer à la préparation des documents soumis à validation de directions ou du CA ;
- Transmettre les documents vers les instances concernées et suivez les signatures des directions ou du CA
- Piloter l’organisation logistique et administrative des sessions du département (Communications, réservations, inscriptions, transports, liens avec les prestataires) ;
- Réserver les déplacements pour la Responsable et les membres département ;
- Assurer l’enregistrement et le suivi des factures.
De formation BAC + 2 avec expérience de 3 ans minimum en assistanat de direction
les compétences requises sont :
- Sens de l’organisation,
- Autonomie, rigueur ;
- Capacité de gérer des évènements de 20 à 200 personnes ;
- Maîtrise d’outils bureautique (tableaux croisés dynamiques, publipostage, G-Suite) ;
- Réactivité, pro-activité, capacité d’alerte et de propositions ;
- Aisance relationnelle (interne, externe), sens de l’écoute
- Esprit d’équipe (communiquer au bon niveau, être solidaire, entraide…) ;
- Capacité d’adaptation (urgences…), gestion du stress, de la pression, de la charge ;
- Capacité à transmettre, former et déléguer, capacité à rendre compte ;
- Connaissance de l'associatif serait un plus ;
- Déplacements 2 fois dans l’année dont le dimanche.
Fourchette de rémunération comprise entre 26 k/an à 30 k/an selon expérience.
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