Secrétariat du maire - assistante direction générale

Assistanat administratif, coordination des agendas et d’organisation des rendez-vous et réunions, en lien avec le maire, les élus et la direction générale des services.

Sous la responsabilité du (de la) Directeur(-trice) général(- e) des services

- Accueil téléphonique et physique

Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques

Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
- Interface entre la Direction générale et ses interlocuteurs : transmettre les messages, e-mails aux interlocuteurs concernés
- Organiser et planifier les rendez-vous, réunions de travail, manifestations, évènements et déplacements du Maire et du DGS

Gestion des agendas, rappel des échéances importantes
- Réalisation et mise en forme de documents, courriers, notes et comptes rendus divers : prises de notes, classement et archivage
- Rédaction d’actes administratifs (arrêtés, décisions, contrats, conventions, jurés d’assises…) : télétransmission des actes, gestion des registres
- Préparer et assurer le suivi des conseils municipaux et rédaction des procès-verbaux
- Rédaction de projets de délibération liés à la direction générale
- Réaliser et renseigner différents tableaux de bord (courriers, actes administratifs, invitations réunions, signalements des administrés…)
- Organiser les permanences du samedi matin avec les élus
- Organisation de la soirée des élus et des agents
- Encadrement de l’appariteur, réalisation du planning et suivi de ses missions

Autonomie dans l’organisation du travail, goût de l’initiative et des responsabilités

• Le « savoir » :

Connaissances du fonctionnement des institutions et des collectivités territoriales.

Connaissance des techniques de secrétariat de direction et maîtrise des outils informatiques (bureautique, internet)

Connaissance de la communication

• Le « savoir-faire » :

Savoir gérer plusieurs tâches en même temps

Savoir gérer ses priorités et les urgences

Sens de l’anticipation

Savoir avertir et alerter

Sens de la rigueur

Savoir adapter sa communication

Savoir conseiller

• Le savoir être » :

Qualités relationnelles

Discrétion

Adaptabilité

Réactivité

Autonomie

Initiative

Secret professionnel