Gestionnaire de paie h / f (cdi)

Le mandat de l’équipe Workplace consiste à offrir des locaux et services accueillants, sûrs et fonctionnels aux équipes Ubisoft et aux visiteurs afin de favoriser efficacité, santé physique et mentale ainsi qu’attachement à la culture Ubisoft.

Au sein du pôle Exploitation Technique et Sécurité et sous le management de la Directrice Real Estate & Hospitality, vous managez une équipe de 4 personnes en charge de :

Sur l’Ile de France, soit le Siège d’Ubisoft à Saint Mandé, 2 Studios de développement sur Montreuil et de sites annexes sur Paris et Montreuil (40 000 m2) :

La Sûreté, la Sécurité Incendie et de la HSE

L’Exploitation Technique

Sur la France, soit les studios de Bordeaux, Montpellier, Annecy et Lyon :

La gestion des contrats d’énergies et des exigences réglementaires liées au Décret Tertiaire

Missions de conseil en fonction des besoins sur les expertises Sûreté, Incendie et Travaux

Votre poste est localisé au Siège d’Ubisoft, 2 avenue Pasteur, Saint-Mandé.


Principales missions du poste :

Management d’experts opérationnels

Vous accompagnez chaque membre de l’équipe afin de nourrir leur engagement et leur montée en compétences.

Vous élaborez leurs objectifs individuels annuels, dans le respect du périmètre de missions et du niveau de contribution attendu.

Vous gérez l’affectation des ressources et la charge de travail de chaque membre de l’équipe, et savez organiser leurs priorités, notamment en cas de Gestion de Crise (Plan d’Actions, Protocoles, Communication auprès des élus, Direction et collaborateurs ou collaboratrices, etc.).

Vous êtes garant.e d’une bonne collaboration avec les autres équipes Workplace (events, travaux, Design, Operations), les partenaires et les clients internes, mais aussi avec les prestataires pilotés par l’équipe.

Vous cherchez à faire évoluer continuellement les process, afin que l’équipe gagne en efficacité.

Vous participez et faites vivre le calendrier d’astreintes de l’équipe.


Missions de Pilotage

Budgétaire

Vous fixez le cadre budgétaire annuel sur votre périmètre, en prenant en compte les enjeux Groupe et Workplace.

Vous mettez en place les outils et les process d’échanges avec votre équipe pour en garantir le suivi.

Vous êtes garant.e, aux côtés des Achats, de la stratégie d’Achat et du renouvellement des prestations sur votre périmètre (Maintenance des Equipements de Sûreté ou Multi-technique par ex.).

Vous assurez que le cahier des charges de chaque Appel d’Offre ou renégociation d’avenant est conforme aux besoins, cadre réglementaire ou attentes.

Vous garantissez que le pilotage des prestataires sur site (Gardiennage, Maintenance Multi-Technique & Energy Manager) se passe dans le respect des exigences contractuelles et d’efficacité ainsi que dans le respect des équipes.

Vous animez les relations commerciales, en collaboration avec les experts de l’équipe, dans une recherche d’adaptation et amélioration continue, notamment au travers de Biz Reviews régulières.


Sur le périmètre Sécurité physique, Incendie & HSE

Vous accompagnez votre Responsable Sécurité et Conformité afin que l’ensemble des exigences en matière d’accès, d’intrusion, d’évacuation incendie, de formation des équipes Ubisoft et de documentations réglementaires soient respectées, que ce soit :

1. Dans un objectif d’amélioration continue de nos services et outils (contrôles d’accès, audits opérationnels etc.)
2. Dans le cadre d’un changement (prestataire, outil, mise à jour software etc.)
3. Dans le cadre de besoins clients internes (ticketing, projets de bunkérisation d’équipes Studios etc.)
4. Dans le cadre de besoins ponctuels (events sur site, visites ministérielles)

Avec votre équipe, vous gérez l’outil de Contrôle d’Accès Genetec sur la France.

Vous créez les profils d’accès et travaillez en étroite collaboration avec l’équipe interne Fraud and Investigation lors d’incidents de sécurité.

Vous livrez une mission de conseil sur l’utilisation de Genetec auprès des Studios de Province.

Vous vous appuyez sur les équipes de Security & Risk Management basées au Canada afin que toute réserve ou incident puisse être levé dans les meilleurs délais (SRM administrant l’outil, gérant les MAJ des logiciels et des équipements qui en dépendent).

Vous suivez les travaux de sécurité physique sur le périmètre Ile de France et orchestrez :

1. La rédaction du Cahier des Charges, les relectures nécessaires et sa validation par l’équipe interne Security and Risk Management.
2. La réception du chantier (Opérations Préalables à la Réception et à la Livraison des Travaux).


Sur le périmètre Exploitation Technique

Vous accompagnez votre Team Lead Gestionnaire Technique afin de garantir :

1. La fluidité du fonctionnement, de l’entretien et de la résolution des incidents relatifs aux équipements techniques des sites d’Ubisoft en Ile-de-France.
2. La réalisation des contrôles réglementaires.
3. La bonne réalisation des travaux sur site sur ce périmètre (CTA, CVC notamment).


Sur le volet énergétique, vous garantissez que :

1. La gestion des contrats d’énergie ainsi que les plans de consommations et les reportings sont en phase avec les exigences du Décret Tertiaire et Bacs.
2. Votre équipe est à l’initiative d’un plan de sobriété énergétique évolutif et qui capitalise sur les domaines d’expertise du Workplace.


Formation et parcours recommandés :

Un Master management (ou ingénierie) du patrimoine immobilier est un plus et vous bénéficiez déjà d'une expérience confirmée sur des fonctions managériales, si possible au sein d’une entreprise utilisatrice.


Enfin, vous présentez les compétences suivantes :

* Vous avez du leadership et un fort sens de la collaboration.
* Le management vous anime et vous avez à cœur de faire grandir votre équipe à qui vous savez déléguer.
* Vous avez de grandes qualités de gestion et d’organisation et n’hésitez pas à challenger les process pour gagner en efficacité.
* Vous vous considérez comme polyvalent et accordez un intérêt réel, en plus de vos compétences, à l’ensemble du périmètre de la mission, dont, en particulier, la gestion des énergies et les enjeux liés au Décret Tertiaire, et les sujets de Sécurité.
* Malgré les exigences de respect réglementaire de vos missions, vous êtes capable de souplesse raisonnable en matière de risque, afin de participer à la « vie sur site ».
* Vous êtes également en mesure de porter les sujets de votre périmètre en interne, avec pédagogie et vulgarisation.
* En termes d’outils, vous avez une très bonne maîtrise d’excel et, idéalement, avez déjà pu interagir dans Genetec.
* Vous avez un niveau de maîtrise professionnel de l’anglais, pouvant être amené à échanger avec des équipes IT ou des co-contractants localisés partout dans le Monde.
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