Vos principales missions :
- Appliquer les procédures qualité de JRT Formation et participer à l'amélioration continue de l'organisme
- S'approprier le Référentiel National Qualité applicable aux prestataires de formation ainsi que les obligations de la certification Qualiopi
- Réceptionner les appels téléphoniques
- Accompagner le démarrage des actions de formation (convocation des participants, recherches de salles, création de la base documentaire.)
- Suivre l'assiduité des stagiaires (relancer les absents, piloter l'assiduité des groupes)
- Assistance administrative : saisie et suivi des dossiers de formation
- Gérer le courrier et les e-mails
- Maintenir de bonnes relations avec les clients et fournisseurs : accueil, gestion des devis, suivi des règlements et des relances
- Le contrôle de la conformité des dossiers
- L'archivage informatique et papier des documents
- La destruction des documents
- Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)
- Gérer « l'espace client » en intégrant les supports intervenants,
- Confirmer auprès des intervenants les sessions de formation maintenues/annulées et établir les contrats,
- Communiquer les besoins matériels aux Référent Organisation
- Récupérer et vérifier les feuilles d'émargement (papier ou dématérialisées),
- Rassembler et vérifier les éléments de facturation, vérifier et suivre les factures à émettre dans les délais impartis,
- Réception, vérification des factures de sous-traitance, suivi des mise en paiement
- Rapprochement bancaire
- Editer, envoyer les factures aux clients et suivre leurs mise en paiement
- Participer à la préparation du bilan comptable en lien avec l'expert comptable
- Assurer le reporting à la direction générale
Poste ouvert en temps partiel ou temps plein
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